Sistem pengolahan transaksi dapat mamantau semua kegiatan bisnis perusahaan Anda bisa berjalan secara efisien dan efektif.
Transaction Processing Systems (TPS) atau sistem pengolahan transaksi berperan penting untuk kemajuan perusahaan. Sistem informasi yang terkomputerisasi ini dikembangkan untuk membantu perusahaan dalam menyediakan informasi berupa data yang dibutuhkan. Termasuk sebagai pengambil keputusan sehingga entitas bisnis perusahaan berjalan lancar.
Selain itu, sistem pengolahan transaksi juga dapat mendorong keseimbangan dan kontrol dalam prosedur pelayanan barang dan jasa, mengkoordinasikan distribusi dan inventarisasi produk, monitoring penjualan secara real time, proses penggajian, serta transaksi rekening pembayaran.
Tahapan Sistem Pengolahan Transaksi
Sistem pengolahan transaksi memiliki tahapan yang cukup mudah dan terstruktur. Berikut ini ulasan lengkapnya yang dirangkum dari berbagai sumber.
Investasi Modal
Tahapan pertama dalam sistem pengolahan transaksi adalah investasi modal. Aktivitas bisnis dimulai ketika modal telah diinvestasikan ke dalam perusahaan. Pemberi modal ini bisa berasal dari perusahaan atau kreditur.
Pengadaan
Selanjutnya yaitu pengadaan berupa bahan baku dan perlengkapan pendukung. Tahapan ini dimaksudkan untuk meningkatkan modal usaha perusahaan.
Konveksi
Konveksi merupakan tahapan produksi dari bahan baku menjadi jasa atau barang. Tahapan ini diharapkan dapat meningkatkan modal usaha dari hasil penjualan jasa atau barang.
Baca juga: Mengenal Karakteristik Sistem Pengolahan Transaksi
Penjualan
Tahapan akhir dari pengolahan transaksi adalah penjualan barang dan jasa yang jadikan sebagai output dari proses tersebut. Idealnya, tahapan ini akan menghasilkan laba sehingga modal yang diinvestasikan akan terus meningkat. Kemudian, jika ada kelebihan kas, bisa digunakan kembali untuk investasi agar siklus aktivitas bisnis perusahaan berjalan dengan baik.
Cara Kerja Sistem Pengolahan Transaksi
Cara kerja sistem pengolahan transaksi melibatkan beberapa langkah penting yang harus dilakukan, yaitu sebagai berikut.
Pengumpulan Data
Untuk mendapatkan hasil transaksi yang efektif dan efisien, tahap awal yang harus dilakukan adalah pengumpulan semua data. Mulai dari data pelanggan, pemesanan, jumlah produk, dan data lainnya. Selanjutnya, data tersebut dimasukkan ke dalam sistem pengolahan transaksi dengan dua cara, yaitu manual dan otomatis.
Sistem manual dilakukan dengan cara mengumpulkan semua data penjualan atau persediaan barang yang ditulis tangan atau memasukkan data tersebut satu-persatu ke sistem. Cara kedua, yaitu otomatis dengan menggunakan perangkat tambahan, seperti scanner atau sistem point of sale.
Validasi Data
Data yang terkumpul harus divalidasi untuk memastikan keakuratannya. Proses ini melibatkan banyak pemeriksaan, mulai dari kelengkapan data, format, dan status transaksi sudah sesuai dengan SLA perusahaan.
Baca juga: Fungsi Pengelolaan Inventaris untuk Kemajuan Perusahaan
Pengolahan Data
Setelah validasi selesai, data dimasukkan ke dalam sistem dan langkah tahapan selanjutnya adalah pengolahan data yang bisa dilakukan dengan dua cara, yaitu sebagai berikut.
- Batch Processing (Proses Beregu)
Pengolahan data menggunakan proses beregu ini biasanya dilakukan untuk perusahaan yang ingin menarik data secara akumulasi sesuai periodik tertentu (harian, mingguan, bulanan, atau tahunan) dan diproses secara waktu yang bersamaan.
Pengolahan data secara beregu atau batch ini biasa digunakan oleh perusahaan yang memiliki jumlah data besar, tapi sumber daya manusianya terbatas. Selain itu, cocok juga untuk perusahaan yang tidak membutuhkan data secara up to date.
- Online Transaction Processing (OLTP)
Cara pengolahan data yang menghasilkan informasi secara real time tanpa harus menunggu transaksi terakumulasi terlebih dahulu. Sistem pengolahan data ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang setiap harinya melakukan transaksi rutin dalam jumlah besar. Sebagai contoh, salah satu nasabah bank ingin melakukan transaksi penarikan uang tunai. Kemudian, saldo yang ada di dalam akun bank akan memperbaharui secara otomatis sesuai nominal yang terbaru.
Penyimpanan Data
Setelah proses pengolahan, data disimpan dalam sistem penyimpanan lain. Sebab, data ini yang akan menjadi sumber informasi untuk perusahaan Anda. Data ini bisa berupa analisis bisnis, pelaporan keuangan, dan lainnya.
Notifikasi
Biasanya, sistem pengolahan transaksi akan mengirimkan sebuah notifikasi atau konfirmasi ke beberapa pihak yang terlibat. Sebagai contoh, pelanggan akan mendapatkan faktur atau tanda terima melalui email yang terdaftar setelah proses transaksinya berhasil.
Terintegrasi dengan Sistem Berbeda
Sistem pengolahan transaksi bisa diintegrasikan dengan berbagai sistem lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Baca juga: Mengulik Kegiatan Produsen dari Perseorangan atau Perusahaan
Pentingnya Sistem Pengolahan Transaksi Untuk Perusahaan
Sistem pengolahan transaksi adalah sistem yang digunakan untuk mempermudah setiap proses transaksi yang dilakukan perusahaan. Tentu hasilnya akan lebih efektif dibandingkan dengan proses pengecekan dan perhitungan secara manual. Sistem pengolahan transaksi memanfaatkan teknologi yang bisa meminimalisir kesalahan dan tentunya akan merugikan perusahaan.
Sebagai contoh, perusahaan Anda ingin melakukan pembelian pulsa kepada seluruh karyawan. Namun, hal ini tidak mungkin dilakukan secara manual karena akan menghabiskan banyak waktu. Melihat masalah ini, Alterra Bills hadir dengan inovasi baru untuk membantu perusahaan Anda dalam melakukan transaksi tersebut.
Enterprise Dashboard adalah salah satu layanan terbaik dari Alterra Bills yang bisa membantu perusahaan Anda dalam melakukan transaksi produk digital dalam jumlah yang besar.
Dashboard ini siap pakai tanpa adanya pengembangan teknis dari sisi mitra. Tidak hanya menyediakan kemudahan dalam transaksi, dashboard ini juga bisa digunakan untuk menganalisa semua kegiatan transaksi, seperti pengecekan jumlah, status, pilihan produk digital, hingga penarikan data secara real time.
