Mengenal Karakteristik Sistem Pengolahan Transaksi

Pengolahan transaksi dalam jumlah besar akan berjalan efisien jika perusahaan mengimplementasikan dengan Transaction Processing Systems (TPS).

Setiap perusahaan tidak lepas dari kegiatan transaksi yang dilakukan setiap hari. Beruntungnya, di era yang sudah serba teknologi ini, proses transaksi sudah tidak perlu dilakukan secara manual. Ada Transaction Processing Systems (TPS) atau sistem pengolahan transaksi yang dapat diimplementasikan ke perusahaan Anda. TPS ini berperan penting untuk meminimalisir kesalahan dalam menghitung atau melakukan transaksi yang berdampak pada kerugian perusahaan. 

Pengertian Pengolahan Transaksi (TPS)

Dilansir dari berbagai sumber, Transaction Processing Systems (TPS) atau sistem pengolahan transaksi adalah sebuah sistem yang dapat digunakan perusahaan dalam mencatat transaksi rutin yang dilakukan setiap hari. Melalui sistem ini, Anda akan mendapatkan informasi seputar keuangan bisnis yang dijalankan. 

Fungsi dan Tujuan Sistem Pengolahan Transaksi 

Sistem pengolahan transaksi ini dibuat untuk mempermudah kegiatan bisnis. Secara umum, tentu ada banyak fungsi yang bisa dimanfaatkan dari sistem ini, sebagai berikut.

• Pembayaran gaji karyawan.
• Pembuatan faktur.
• Mencatat pembelian dari pelanggan.
• Memonitor dan pengelolaan persediaan barang yang ada di gudang.
• Pemantauan proses pengiriman barang dari perusahaan hingga sampai ke tangan konsumen.
• Mengelola data dan tagihan konsumen.
• Pengelolaan pembelian barang kepada konsumen.
• Memproses pembayaran tagihan kepada supplier.
• Penerimaan barang retur dari pelanggan atau pemasok.
• Membantu dalam membuat laporan keuangan yang paling akurat dan bisa dipertanggungjawabkan. 

Melihat dari fungsi-fungsi di atas, dapat disimpulkan bahwa sistem pengolahan transaksi ini digunakan untuk menyelusuri arus transaksi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan. Oleh karena itu, ada empat tujuan penting dari sistem ini. Berikut ini penjabarannya.

• Mencatat semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan, seperti transaksi jual beli hingga perubahan data harga jual barang. 
• Mengelola dan memperbaharui database yang digunakan untuk mendukung setiap kegiatan perusahaan. 
• Menyediakan informasi dari kegiatan operasional secara akurat.
• Mempermudah kinerja karyawan sehingga berdampak positif bagi kecepatan layanan perusahaan dan tingkat kepuasan pelanggan. 

Baca juga: Perusahaan B2B: Pengertian, Karakteristik, dan Strategi Pemasarannya

Karakteristik Sistem Pengolahan Transaksi 

Sistem pengolahan transaksi sangat tepat digunakan untuk kegiatan bisnis perusahaan Anda karena memiliki beberapa karakteristik berikut ini.

• Dapat memproses transaksi dalam jumlah yang sangat besar.
• Kapasitas penyimpanan database cukup besar.
• Memiliki kecepatan dalam pengolahan data sehingga dapat diproses dalam waktu yang singkat.
• Memiliki format data yang terstruktur sesuai standar yang ada.
• Dapat menghasilkan informasi data secara periodik (harian, mingguan, bulanan, tahunan, dan sebagainya).
• Menggunakan sumber data yang aman dan secara internal.
• Implementasi sistem yang cukup mudah.

Contoh Sistem Pengolahan Transaksi 

Sistem pengolahan transaksi hadir dalam dua bentuk, yaitu pengolahan secara real time dan batch. Sistem pengolahan transaksi secara real time, yaitu setiap transaksi akan diproses secara otomatis dan informasi terkait status transaksi diperbaharui sesuai yang paling terbaru. Adapun contoh dari sistem pengolahan transaksi secara real time, yaitu sebagai berikut. 

Reservasi

Salah satu contoh sistem pengolahan transaksi yang biasa digunakan untuk produk atau layanan dengan konsumen tertentu. Sebagai contoh, penjualan tiket pesawat atau kereta secara online. Jadwal keberangkatan hingga jumlah tiket yang tersedia akan selalu ditampilkan sesuai informasi terbaru. Sistem pengolahan transaksi jenis ini selalu memberikan data yang lebih akurat dan dapat diandalkan.

Baca juga: Mengulik Kegiatan Produsen dari Perseorangan ataupun Perusahaan

Peminjaman Perpustakaan

Sistem ini digunakan untuk melacak barang-barang yang sifatnya meminjam. Caranya, dengan mengidentifikasi kartu pengguna ataupun kode yang ada di setiap barang. Informasi yang diberikan dari sistem ini adalah ketersediaan barang, penggunaannya, dan pemeliharaannya.

Selanjutnya ada sistem pengolahan transaksi secara batch. Sistem ini dapat memberikan kemudahan perusahaan dalam memproses transaksi secara batch  atau berkelompok. Sebagai contoh, perusahaan A ingin memproses sistem penggajiannya setiap dua minggu sekalian. Sistem ini akan membantu mengoperasikan kebutuhan perusahaan tersebut, tapi kendalanya akan ada penundaan dalam pengumpulan data dan proses transaksi. 

Pembuatan Tagihan

Sistem ini menyediakan faktur yang bisa diproses ke setiap pelanggan yang menggunakan barang atau jasa perusahaan Anda. Penyediaan faktur ini bisa dilakukan dalam waktu yang ditentukan dan secara berkelompok.

Penjualan Kartu Kredit

Sistem yang bisa mencetak slip kartu kredit sesuai dengan penggunaan dari masing-masing konsumen. Meskipun konsumen bisa melihat transaksi yang sudah dilakukan secara real time, tapi untuk pembaharuannya berupa slip kredit masih bersifat batch.

Baca juga: Fungsi Pengelolaan Inventaris untuk Kemajuan Perusahaan

Semakin berkembangnya perusahaan, tentu jumlah transaksi yang dilakukan akan terus bertambah per harinya. Oleh karena itu, penggunaan Transaction Processing Systems (TPS)  ini sangat membantu perusahaan Anda dalam kegiatan transaksi supaya berjalan efektif dan efisien. 

Kelola Transaksi Bisnis Anda Bersama Alterra Bills

Kemudahan dalam mengelola transaksi bisnis menjadi kebutuhan suatu perusahaan. Alterra Bills, menjawab kebutuhan tersebut dengan salah satu layanan terbaik yang disebut Enterprise Dashboard. 

Enterprise Dashboard merupakan layanan yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan transaksi pembayaran menjadi lebih mudah dan cepat. Adapun, transaksi yang bisa dilakukan seperti, pembayaran listrik, PDAM, asuransi karyawan, dan masih banyak lagi. 

Selain itu, keunggulan dari Enterprise Dashboard ini, Anda bisa melakukan transaksi dalam jumlah besar secara simultan. Sebagai contoh, perusahaan Anda memiliki program rutin bulanan dalam membagikan voucher pulsa untuk karyawan. Melalui dashboard yang Alterra Bills siapkan, proses transaksi tersebut bisa dilakukan dengan cepat dan efektif. 

Alterra Bills selalu berinovasi untuk memberikan kemudahan dalam ekosistem pembayaran tagihan. Mari gabung menjadi mitra kami dan dapatkan keuntungan prioritasnya!