Pengelolaan inventaris bertujuan untuk memantau barang-barang milik perusahaan agar produktivitas perusahaan berjalan efektif.
Dalam sebuah perusahaan, inventaris merupakan salah satu kegiatan yang harus dilakukan. Istilah ini diartikan sebagai proses penyusunan barang milik perusahaan secara sistematis dan teratur sesuai ketentuan yang berlaku.
Sebagai seorang pebisnis, dianjurkan untuk memahami dan mengenal segara informasi seputar inventaris. Sebab, inventaris berfungsi sebagai pemantau produktivitas bisnis yang Anda jalankan. Melaksanakan inventaris harus dilakukan dengan pengawasan yang efektif sesuai sarana dan prasarana yang dimiliki perusahaan.
Pengertian Pengelolaan Inventaris
Elizabeth Lucky Maretha melalui buku “Saku Laporan Keuangan Pokdarwis (2022:44), menjelaskan bahwa inventaris ialah kumpulan barang-barang yang dimiliki perusahaan, kelompok, sekolah, institusi, atau pabrik. Misalnya, peralatan alat tulis, laptop atau komputer, mesin fotokopi, telepon, kursi, dan lainnya.
Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, inventaris adalah daftar yang memuat semua barang milik sekolah, perusahaan, kantor, dan sebagainya yang digunakan dalam melaksanakan tugas. Hasil kegiatan ini dicatat dalam sebuah buku yang berisikan semua catatan kegiatan inventaris perusahaan. Catatan tersebut berupa, lokasi, jenis, ukuran, jumlah, harga, asal barang, dan lainnya.
Tujuan Pengelolaan Inventaris
Pada umumnya, pengelolaan inventaris memiliki tujuan utama untuk memudahkan proses administrasi. Namun, selain itu ada tujuan lain dari inventaris, yaitu sebagai berikut.
- Membantu proses pembuatan laporan menjadi lebih cepat.
- Sebagai acuan dalam menghitung aset milik perusahaan.
- Dijadikan sebagai bahan pertimbangan ketika mengambil keputusan dalam hal pemeliharaan atau pengadaan suatu barang baru.
- Menjaga sarana dan prasarana perusahaan.
- Membantu merancang, penyaluran, pemindahan, pemeliharaan barang ke tempat pemnyimpanan baru.
Manfaat Pengelolaan Inventaris
Inventaris merupakan kegiatan yang memiliki manfaat baik bagi perusahaan. Adapun manfaatnya sebagai berikut.
Memudahkan Mengendalikan Barang Perusahaan
Pengelolaan inventaris dapat memudahkan Anda dalam mengendalikan aset perusahaan. Pasalnya, inventaris terus memperbaharui data sesuai dengan barang-barang yang dimiliki perusahaan dan orang-orang yang menggunakannya. Pengendalian ini dilakukan untuk mengatasi jika terjadi kerusakan atau kehilangan pada barang tersebut.
Keamanan Barang-barang Perusahaan
Inventaris dilakukan sebagai pengamanan terhadap barang-barang yang dimiliki perusahaan. Poin ini juga ada kaitannya dengan pengendalian supaya perusahan mengetahui secara rinci barang apa saja yang dimiliki, kondisinya, dan lainnya.
Menghemat Keuangan
Pengelolaan investasi juga bisa dikaitkan dengan penghematan keuangan perusahaan. Sebab, catatan yang dihasilkan dari kegiatan ini bisa dijadikan sebagai acuan untuk memelihara atau mengganti barang-barang yang sudah tidak berfungsi. Jika masih berfungsi dengan baik, tentu tidak perlu adanya pengeluaran untuk berbelanja barang perusahaan.
Menciptakan Akurasi dan Transparansi
Investasi juga memiliki manfaat untuk menghadirkan data yang akurasi dan transparansi. Sebab, perusahaan akan lebih mudah untuk mengontrol dan menghitung aset yang dimiliki.
Analisis Laporan
Data yang dihasilkan dari inventaris bisa dijadikan sebagai bahan laporan suatu kegiatan. Misalnya, data ini digunakan untuk mencatat barang-barang yang sudah digunakan oleh orang atau barang yang ready.
Baca juga: Mengulik Kegiatan Produsen dari Perseorangan ataupun Perusahaan
Cara Mengelola Inventaris dengan Benar
Untuk mendapatkan data hasil inventaris yang rapi dan akurat, ada beberapa hal yang harus dilakukan, berikut ini ulasannya.
Catat Semua Barang dengan Lengkap
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam melakukan inventaris adalah membuat catatan dari semua barang yang ada di perusahaan secara lengkap. Sertakan ID Number atau serial number dimasing-masing barang untuk memudahkan proses pencatatan. Mencatat barang secara lengkap bisa membantu Anda dalam mengambil keputusan, seperti membeli barang baru atau hanya merawatnya saja.
Meningkatkan Keamanan Gudang
Pastikan keamanan gudang atau toko selalu dalam pengawasan yang ketat. Sebab, cara ini termasuk yang paling efektif untuk menjaga inventaris. Adapun cara yang bisa dilakukan, yaitu memasang kamera CCTV, pasang smart door lock, dan lainnya.
Lakukan Audit Berkala
Selanjutnya, Anda harus melakukan audit inventaris secara berkala. Hal ini dilakukan supaya mendapatkan data terbaru yang sebenarnya. Selain itu, kegiatan ini juga bermanfaat untuk mengetahui progres dari setiap barang yang dimiliki.
Baca juga: Stock Opname: Pengertian, Tujuan, dan Cara Melakukannya
Skala Prioritas
Setelah mendapatkan data inventaris yang sangat lengkap, Anda bisa menentukan barang yang perlu melakukan pemeliharaan, atau pengadaan dalam kurung waktu yang cepat. Dari data tersebut, tercipta skala prioritas yang harus didahulukan.
Membuat Form yang Mudah Dimengerti
Dalam membuat data inventaris, gunakan form yang mudah dimengerti. Anda bisa membuatnya mulai dari yang paling sederhana hingga yang kompleks.
Contoh Buku Inventaris Barang
buku inventaris merupakan buku yang memuat semua data terkait inventaris perusahaan, mulai dari jumlah, jenis, harga, ukuran tahun pembuatan, angka barang dan asal barang. Untuk membuat buku inventaris, dibutuhkan format pencatatan yang mudah. Dilansir dari Kumparan, berikut ini beberapa contoh buku inventaris barang.
Buku Induk Inventaris
Buku jenis ini biasanya digunakan untuk mencatat semua barang yang pernah dimiliki perusahaan. Baik itu barang yang sudah atau habis dipakai ataupun tidak.
Buku Golongan Barang Inventaris
Untuk buku golongan barang inventaris digunakan untuk mencatat barang inventaris sesuai golongan tertentu yang tidak habis dipakai.
Baca juga: 10 Tips Memulai Bisnis Online untuk yang Belum Pernah
Jenis-Jenis Barang Inventaris
Jenis barang inventaris dibagi menjadi dua jenis, yaitu barang bergerak dan tidak bergerak. Untuk lebih jelasnya berikut ini ulasannya.
- Barang Bergerak dibagi lagi menjadi dua, yaitu barang habis pakai yang mengandung arti bahwa barang tersebut selalu habis digunakan tanpa tersisa, seperti penghapus, kertas, pensil, lem, dan lainnya. Sementara barang tidak habis dipakai, barang yang bisa digunakan berulang kali dan tahan lama, seperti laptop, lemari, mesin tik, pelubang kertas, dan lainnya.
- Barang tidak bergerak memiliki contoh seperti gedung, bangunan, rumah, tanah, dan lainnya.
