Penagihan usaha secara efektif harus dilakukan untuk menjaga arus kas perusahaan supaya tetap stabil.
Penagihan usaha merupakan proses pengumpulan dana yang dibayarkan dari pelanggan atas produk atau layanan yang dibeli dari sebuah perusahaan atau usaha. Kegiatan ini menjadi bagian penting dalam manajemen keuangan perusahaan supaya aliran kas tetap stabil sehingga bisnis yang dijalankan tetap berkelanjutan.
Dalam melakukan tagihan usaha, ada tiga hal penting yang harus diketahui, yaitu sebagai berikut.
- membuat daftar khusus untuk piutang secara rinci dengan mencantumkan beberapa informasi, seperti berikut, nama lengkap, nomor telepon, alamat tempat tinggal, tanggal jatuh tempo, jumlah yang harus dibayarkan, dan kontak lain yang bisa dihubungi,
- Mengendalikan piutang dengan cara menyaring pelanggan yang tepat untuk mendapatkan piutang, menentukan risiko-risiko yang akan terjadi selama kredit, menetapkan kebijakan piutang yang tegas dan jelas, serta melakukan administrasi yang terhubung dengan penarikan kredit.
- Memastikan perputaran piutang tidak merugikan atau membuat bisnis yang dijalankan tersendat. Tentukan waktu yang tepat untuk melakukan perputaran piutang, Jika waktu dalam pengumpulan piutang lebih lama dibandingkan batas waktu pembayaran, maka perputaran piutang yang dilakukan tidak berjalan efektif.
Cara Mengelola Penagihan Usaha
Salah satu faktor pentingnya, yaitu memastikan pelanggan untuk membayar tagihan tepat waktu. Adapun langkah-langkah berikut ini yang dapat Anda lakukan dalam mengelola penagihan usaha secara efektif.
Baca juga: Pahami Tagihan Usaha untuk Bisnis Anda
Kebijakan Penagihan yang Jelas
Pastikan perusahaan Anda memiliki kebijakan penagihan yang jelas dan sederhana sehingga mudah dipahami oleh pelanggan. Jangan lupa sertakan informasi seperti syarat pembayaran, tanggal jatuh tempo, denda yang harus dibayarkan jika terjadi keterlambatan, dan metode pembayaran yang bisa digunakan.
Verifikasi Pelanggan
Jangan pernah lupa untuk melakukan verifikasi pelanggan dengan memiliki informasi kontak yang lengkap dan akurat, seperti alamat email, nomor telepon, dan alamat rumah.
Surat Penagihan
Salah satu cara untuk mengingatkan pelanggan untuk membayar tagihan adalah dengan mengirimkan informasi yang jelas dan rinci, termasuk jenis produk atau layanan yang dibeli, harga, tanggal jatuh tempo, dan jumlah biaya yang harus dibayarkan.
Keterlambatan Pembayaran
Lakukan follow up secara sistematis untuk setiap pelanggan yang melakukan keterlambatan dalam pembayaran tagihan. Mulai dari panggilan telepon, mengirimkan email sebagai peringatan, dan lainnya. Pastikan semua bentuk komunikasi dilakukan secara profesional.
Denda Keterlambatan
Tetapkan denda yang wajar sesuai hukum dan kebijakan perusahaan, Pastikan informasi mengenai denda ini sudah disampaikan kepada pelanggan dari awal proses peminjaman.
Perluas Metode Pembayaran
Pertimbangkan untuk memperluas metode pembayaran sesuai tren yang ada saat ini, seperti transfer bank, sistem pembayaran digital, kartu kredit, dan lainnya yang memudahkan pelanggan dalam melakukan tagihan.
Tim Penagihan Khusus
Jika Anda memilih untuk menggunakan tim penagihan, pastikan mereka sudah terlatih dengan baik dalam segi komunikasi dengan pelanggan dan juga pengolahan penagihan secara efektif.
Cara Mengatasi Tagihan Usaha Tidak Tertagih
Seringkali perusahaan akan menghadapi pelanggan yang sulit untuk membayar tagihan secara tepat waktu. Hal ini tentu tidak bisa didiamkan berlarut-larut karena akan merugikan perusahaan. Untuk mengatasi hal ini terjadi di perusahaan Anda, berikut ini cara tepat yang bisa ikuti.
Penagihan dengan Cara Agresif
Kata agresif dalam poin ini artinya Anda bisa melakukan penagihan kepada pelanggan dengan cara menghubungi secara berkala melalui telepon dan juga email yang berisikan peringatan jika tagihan tersebut sudah melampaui tanggal jatuh tempo. Jika tidak ada respon dalam waktu yang ditentukan, Anda bisa mendatangi langsung ke perusahaan atau rumah pelanggan yang bersangkutan.
Persingkat Tanggal Jatuh Tempo
Tujuan dari kebijakan ini adalah mempersingkat waktu jatuh tempo pelanggan yang awalnya dipilih selama 30 hari, tapi untuk mencegah terjadi tagihan yang sulit dibayarkan perusahaan Anda dapat menerapkan waktu pembayaran selama 2 atau 3 minggu saja. Terlihatnya memang lebih ekstrim, tapi kebijakan ini cukup efektif untuk menjaga arus kas perusahaan tetap stabil.
Baca juga: Peran Sistem Pengolahan Transaksi untuk Perusahaan
Mengatur Siklus Konversi Tagihan Usaha
Sebagai pebisnis tidak ada yang mau modal yang diinvestasikan terbuang sia-sia karena pengalokasian dan yang tidak tepat atau mininya manajemen terhadap working capital di bisnis Anda. Merangkum dari Jurnal.id, berikut ini cara mengatur siklus konversi tagihan usaha yang efisien di perusahaan Anda.
Pilih Transaksi Usaha yang Mudah Dilakukan
Atur semua produk atau layanan yang ditawarkan agar terjual secara kredit dengan mudah. Artinya, transaksi penjualan kredit ini harus diatur dengan cara yang mudah, cepat, dan akurat.
Customer Service
Pastikan seluruh customer service Anda memiliki fungsi yang sama, yaitu dapat melayani semua pertanyaan atau masalah yang dialami pelanggan selama melakukan transaksi secara kredit. Hal ini dilakukan supaya transaksi penjualan bisnis Anda semakin efektif dan menghindari turunnya siklus konversi tagihan usaha.
Pengiriman Faktur
Faktur menjadi bagian penting dalam sebuah transaksi. Pastikan perusahaan Anda dapat mengirimkan faktur kurang dari 1x24 jam kepada pelanggan. Sebab, banyak pelanggan yang jarang atau tidak akan melakukan pembayaran jika faktur resminya belum mereka terima.
Informasi Faktur
Pastikan informasi yang tertera di dalam faktur harus jelas dan sesuai dengan pesanan masing-masing pelanggan. Pastikan ada informasi seputar persyaratan kredit, seperti biaya bunga yang harus ditanggung, denda keterlambatan, tanggal jatuh tempo, jumlah yang harus dibayarkan, dan sebagainya. Selain untuk memastikan pelanggan bayar tepat waktu, cara ini juga untuk mencegah terjadinya kredit yang macet.
Baca juga: Mengenal Karakteristik Sistem Pengolahan Transaksi
Dalam melakukan penagihan usaha ada banyak faktor yang harus dilakukan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan untuk mengindari terjadinya tunggakan dari pelanggan yang dapat merugikan perusahaan Anda. Semoga artikel ini dapat membantu perusahaan Anda yang sedang menerapkan sistem tagihan usaha.
