Di dalam berorganisasi dan berbisnis ada banyak tools atau perlengkapan yang bisa kamu gunakan dalam rangka meningkatkan efektivitas serta efisiensi dari tim yang kamu pimpin, sehingga bisa meningkatkan produktivitas dari organisasi tersebut.
Beberapa tools yang ada berkaitan erat dengan monitoring, kontrol kualitas, serta proses evaluasi yang tentu harus selalu dilakukan secara rutin oleh orang-orang yang menjalankan bisnis dan berorganisasi.
Meski demikian ada satu tools penting yang seharusnya tidak boleh dilewatkan sebelum memulai proyek apapun di dalam organisasi ataupun di dalam bisnis, yakni analisis SWOT yang merupakan singkatan dari analisis Strength – Weakness – Opportunity – Threat.
Yuk kita bahas cara membuat analisis SWOT yang paling mudah serta bagaimana cara menggunakan dan memanfaatkannya.
Apa itu Analisis SWOT?
SWOT merupakan singkatan populer yang memiliki kepanjangan Strengths, Weakness, Opportunities, dan Threats. Atau yang di dalam bahasa Indonesia berarti Kekuatan, Kelemahan, Kesempatan, dan Ancaman.
Strengths dan weakness merupakan faktor internal yang berkontribusi terhadap suatu proyek ataupun bisnis yang akan dilakukan oleh tim yang kamu punya. Sementara opportunities dan threads biasanya mengacu kepada faktor eksternal yang berkontribusi terhadap suatu proyek ataupun bisnis yang kamu kerjakan.
Lebih jauh lagi karena SWOT memiliki 4 komponen utama, pembuatan analisis SWOT seringkali dilakukan dengan menggunakan empat buah diagram yang berisi mengenai masing-masing komponen tersebut.
Dengan menganalisis keempat komponen yang ada, diharapkan kemudian kamu dan tim yang kamu punya bisa menentukan apakah proyek yang ditawarkan bisa kamu ambil serta menakar kemungkinan strategi yang ditentukan bila proyek tersebut diambil.
Bagaimana Cara Membuat Analisis SWOT
Untuk bisa membuat analisis SWOT, hal pertama yang harus kamu buat adalah dengan membuat diagram matriks 4x4. Mulai dari Strenghts di pojok kiri atas, weakness di pojok kanan atas, opportunities di pojok kiri bawah, dan threats di pojok kanan bawah.
Bagi kamu yang masih bingung ataupun malas untuk membuat template dari nol, kamu bisa mencari template analisis SWOT di google yang seluruhnya pasti sama saja dan tentu saja sudah valid.
Setelah itu barulah kamu bisa mulai melakukan langkah-langkah di bawah ini!
Mengumpulkan tim – salah satu langkah penting di dalam membuat analisis SWOT adalah mengumpulkan seluruh orang di dalam tim yang sekiranya akan terlibat di dalam proyek atau bisnis yang akan kamu kerjakan.
Perlu digarisbawahi juga, karena melibatkan banyak orang kamu bisa memberi tahu mereka sebelumnya mengenai proyek yang akan kamu kerjakan sehingga orang-orang tersebut bisa membawa ide dari masing-masing divisi sebelum melakukan brainstorming denganmu.
Tentukan tujuan utama – adalah hal yang sangat disayangkan apabila kamu membuat analisis SWOT tanpa mengetahui tujuan dari pembuatan analisis SWOT tersebut. Tentukanlah tujuan dari pembahasan SWOT ini, misalnya untuk menentukan key project atau strategi bisnis, dan tulislah di bagian atas dari laman analisis SWOT yang kamu buat.
Setelah itu barulah kamu bisa mulai membahas satu persatu komponen yang ada di dalam matriks analisis SWOT 4x4. Lakukanlah brainstorming dalam bentuk focus group discussion agar bisa memenuhi seluruh keinginan dari masing-masing divisi.
Strength – pertama-tama kamu bisa langsung membahas komponen strengths. Komponen ini mencakup hal-hal yang bisa mendukung proyek yang akan dikerjakan yang bersumber dari internal organisasi.
Untuk mengisi komponen ini kamu bisa berpikir mengenai value dari perusahaanmu, apa hal unik yang dimiliki oleh perusahaanmu, dan barangkali apakah lowest cost resources yang bisa kamu manfaatkan untuk proyek yang akan dijalankan.
Kalau kamu bingung mengisi komponen strength, maka kamu bisa mengacu kepada beberapa pertanyaan dibawah ini:
- Aset apa yang dimiliki oleh tim tersebut, misalnya pengetahuan, edukasi, jejaring, skill, dan reputasi.
- Aset fisik apa yang kamu miliki, contohnya peralatan yang mendukung, keuangan, hingga paten yang kamu miliki.
- Keuntungan apa saja yang kamu punya, yang sekiranya bisa melebihi kompetitor perusahaanmu?
- Apa unique selling points (USP) yang perusahaanmu punya?
Isilah seluruh pertanyaan tersebut dengan detil dan biasanya diskusi akan mengalir begitu saja. Jangan lupa untuk menyertakan seluruh masukan yang ada dari perwakilan masing-masing divisi di dalam perusahaan.
Weakness – meski berarti kelemahan, weakness bukan berarti hal-hal yang berkebalikan dari strength. Mudahnya komponen weakness bisa diisi dengan hal-hal yang menurutmu masih bisa ditingkatkan di dalam perusahaan, yang seluruhnya bersumber dari internal organisasi.
Selain itu bersikaplah realistis dan jujurlah kepada tim-mu sendiri. Analisis SWOT tidak akan bermanfaat apabila kamu tidak berhasil mengumpulkan seluruh informasi yang seharusnya dimiliki.
Sama seperti strength ada beberapa pertanyaan mudah yang bisa kamu jawab apabila ingin mengisi komponen weakness, diantaranya adalah sebagai berikut ini:
- Apakah ada hal-hal di dalam bisnis perusahaanmu yang bisa ditingkatkan?
- Apakah ada tangible asset yang saat ini belum dimiliki perusahaan namun dirasa dibutuhkan oleh perusahaan?
- Apakah terdapat gap di dalam tim yang akan mengerjakan proyek ini?
- Apakah saat ini perusahaanmu berada di dalam posisi yang ideal untuk mencapai tujuan?
Setelah menjawab seluruh pertanyaan tersebut biasanya diskusi akan lebih mengalir, dan ingat selalu kuncinya untuk bersikap jujur terhadap diri sendiri dan perusahaan. Agar analisis weakness yang dilakukan menjadi akurat.
Opportunities – sesuai dengan namanya merupakan kesempatan yang bernilai positif, yang diasumsikan bisa membantu keseluruhan proyek. Opportunities sendiri merupakan faktor yang berasal dari luar tim atau organisasi alias faktor eksternal.
Seluruh opportunities berbeda dengan strengths dimana mencakup hal-hal positif yang belum dimiliki perusahaan, harus diraih perusahaan, dan bersumber dari luar. Bisa mencakup situasi lingkungan, situasi pasar, hingga prediksi di masa depan.
Untuk membantumu mengisi kolom opportunities, kamu bisa menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini:
- Apakah target market yang kamu tuju saat ini sedang berkembang?
- Apakah ada kemungkinan di masa depan produk yang akan kamu hasilkan ini sesuai dengan perkembangan target market tersebut?
- Apakah ada even-even tertentu di masa mendatang yang bisa diikuti oleh perusahaan sehingga bisa mengembangkan bisnismu?
- Adakah hal-hal terkait regulasi yang sekiranya bisa berdampak positif terhadap bisnismu?
Sama seperti strength dan weakness setelah menjawab seluruh pertanyaan tersebut biasanya diskusi akan menjadi lebih mengalir dan tentunya lebih terarah.
Threats – kebalikan dari opportunities, threats yang berarti ancaman merupakan segala faktor eksternal yang diketahui atau dianggap bisa mempengaruhi performa perusahaan secara negatif. Bisa berupa masalah chain supply, perubahan perilaku pasar, dan semacamnya.
Untuk bisa mengisi komponen threats kamu dan tim-mubisa berpikir mengenai kemungkinan-kemungkinan hambatan yang bisa kamu hadapi dalam mengerjakan proyek yang terkait. Pikirkan pula segala kemungkinan apa yang dilakukan oleh kompetitormu.
Untuk bisa mengisi kolom threats dengan terarah dan baik, ada baiknya kamu menjawab beberapa pertanyaan di bawah ini:
- Siapa kompetitor potensial yang ada di wilayah yang sama, yang kamu ketahui masuk ke target market yang sama?
- Apakah supplier akan mampu memberikan suplai bahan mentah dengan harga yang kamu inginkan dan tepat waktu?
- Apakah perkembangan teknologi yang ada mungkin mendisrupsi cara perusahaanmu berbisnis?
- Apakah tren perilaku konsumen di masa mendatang mungkin akan mempengaruhi bisnismu secara negatif?
- Adakah tren pasar tertentu yang menurutmu bisa berpengaruh secara negatif terhadap bisnis yang kamu jalankan?
Setelah menjawab seluruh pertanyaan ini, barulah kamu bisa berdiskusi bersama tim yang kamu punya. Sama seperti sebelum-sebelumnya nantinya diskusi akan berjalan dengan jauh lebih terarah serta lebih rapi.
Bagaimana Cara Mengubah Analisis SWOT menjadi Strategi?
Analisis SWOT tidak akan bermanfaat apabila kamu tidak mengerti cara membacanya serta bagaimana cara mengubahnya menjadi strategi yang nyata. Tantangannya justru menjadi semakin besar setelah analisis SWOT sukses dibuat.
Langkah mudahnya adalah dengan membuat analisis TOWS, menarik! Analisis ini dibuat dengan cara membuat koneksi antar kuadran di dalam analisis SWOT untuk kemudian membuat strategi yang bisa dijalankan.
Berikut ini adalah panduan mudahnya:
- Strength – opportunities dianalisis sehingga tim mengetahui kekuatan internal yang sekiranya bisa mendukung kesempatan yang tersedia.
- Strength – threats dianalisis sehingga tim mengetahui bagaimana caranya kekuatan internal yang dipunya meminimalisasi ancaman yang ada.
- Weakness – opportunities dianalisis sehingga tim tahu bagaimana caranya meminimalisasi kelemahan dengan memanfaatkan kesempatan yang ada.
- Weakness – threats dianalisis sehingga tim bisa mencari tahu bagaimana caranya untuk mengeliminasi kelemahan untuk menghindari ancaman yang ada terkait kelemahan tersebut.
Setelah melakukan analisis SWOT dan analisis TOWS, barulah biasanya sebuah tim bisa mulai merencanakan strategi konkret terkait langkah bisnis mereka ke depannya, atau bahkan sekadar untuk memulai proyek yang baru.
Kamu bisa melihat salah satu contoh analisis SWOT dan TOWS yang kami sadur langsung dari laman situs https://www.bplans.com/business-planning/how-to-write/marketing-sales/swot-analysis/. Dari sana kamu bisa melihat betapa banyak langkah-langkah konkret yang bisa diambil sebuah tim berkat analisis SWOT dan analisis TOWS yang berjalan mulus.
Nah saatnya kamu menggunakan metode ini, dan semoga sukses ya!
Baca Juga Penentu Gagal atau Suksesnya suatu Bisnis, 10 Pengusaha Terkaya - Yuk Belajar dari Mereka!
