Analisis jabatan dilakukan untuk menentukan kualitas sumber daya manusia sesuai kebutuhan perusahaan. Hal ini dilakukan supaya tujuan bisnis perusahaan berjalan optimal.
Dalam sebuah perusahaan, analisis jabatan penting dilakukan untuk memperbaharui workforce dan pemahaman mengenai jabatan atau pekerjaan karyawannya. Kegiatan ini akan mengidentifikasi kemampuan, tugas, serta tanggung jawab dari masing-masing jabatan. Tidak hanya itu, analisis karyawan juga bisa membantu perusahaan untuk mencari sumber daya manusia sesuai standar yang dibutuhkan.
Pasalnya, masih banyak perusahaan yang mempekerjakan karyawannya tidak sesuai dengan organisasi bisnis yang dimiliki. Masalah ini muncul ketika HR atau manajemen perusahaan kurang memahami secara detail suatu jabatan. Adapun hasil dari analisis tersebut berupa spesifikasi atau deskripsi dari sebuah jabatan. Untuk memahami lebih lanjut mengenai analisis jabatan, yuk, simak ulasannya berikut ini.
Pengertian Analisis Jabatan
Dilansir dari Insight Talenta, analisis jabatan adalah proses penilaian pada suatu posisi pekerjaan yang dilakukan untuk menentukan keterampilan atau kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tertentu. Nantinya, analisis jabatan ini akan mempengaruhi kondisi kerja dan dampak bagi perusahaan.
Proses analisis jabatan ini berupa pengumpulan informasi seputar jabatan, tanggung jawab, hingga keterampilan secara mendalam dan lebih detail. Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya sebagai bahan untuk menyusun spesifikasi jabatan.
Tujuan Analisis Jabatan Untuk Perusahaan
Analisis jabatan memang cukup efektif untuk menentukan standar profesional dalam proses pencarian sumber daya manusia. Oleh karena itu, ada banyak tujuan dari analisis jabatan ini yang bisa membantu Anda dalam memecahkan masalah. Masih dirangkum dari Insight Talenta, berikut ini penjelasannya.
Analisis Kerja Karyawan
Analisis jabatan dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam menganalisa kinerja dari setiap karyawan. Kegiatan ini dilakukan untuk memeriksa standar kinerja, kriteria evaluasi, hingga hasil individu dari masing-masing karyawan.
Proses Rekrutmen Karyawan
Untuk menentukan seseorang yang bisa melakukan bekerja sesuai kebutuhan perusahaan butuh proses yang panjang. Perusahaan harus melakukan analisis pekerjaan yang bertujuan untuk mencari tahu pengalaman, keterampilan, dan kualifikasi yang dibutuhkan. Nantinya, informasi ini digunakan untuk mempekerjakan karyawan di posisi yang tepat.
Menentukan Kompensasi
Analisis jabatan juga memiliki peran penting untuk menentukan kompensasi yang ditawarkan perusahaan kepada karyawannya. Kompensasi ini berupa kenaikan gaji, insentif, tunjangan, hingga bonus. Pada umumnya, gaji seorang karyawan ditentukan dari jabatannya.
Pelatihan Keterampilan Karyawan
Kegiatan ini bisa digunakan untuk memberikan pelatihan agar keterampilan dari setiap karyawan terus berkembang. Sebab, untuk bisa bekerja sesuai jabatan dengan baik, dibutuhkan pengembangan skill secara berkala.
Perancang Pekerjaan
Sebenarnya, tujuan utama dari kegiatan ini adalah untuk merancang suatu pekerjaan supaya karyawan bisa bekerja sesuai porsinya. Hasilnya akan digunakan perusahaan untuk mengevaluasi, mengurangi, atau menambahkan tanggung jawab dari suatu pekerjaan.
Manfaat Analisis Jabatan Untuk Perusahaan
Melakukan analisis jabatan pasti memberikan manfaat bagi perusahaan. Adapun beberapa manfaat dari kegiatan ini adalah sebagai berikut.
Mengenali Kemampuan dan Tanggung Jawab yang Dibutuhkan
Analisis jabatan yang dilakukan perusahaan akan memberikan kemudahan untuk mengenali seputar pekerjaan yang dibutuhkan perusahaan tersebut. Kegiatan ini bisa memberikan informasi kepada atasan yang mungkin belum memahami jabatan timnya. Selain itu, karyawan juga bisa mengetahui porsi kerja dan tanggung jawab yang harus dilakukan.
Menjadi Metode Evaluasi yang Tepat
Jika perusahaan melakukan analisis jabatan secara benar dan mendalam, tentu informasi yang dihasilkan bisa menjadi metode evaluasi yang tepat. Hasil analisis tersebut akan dijelaskan kemampuan yang diperlukan untuk suatu pekerjaan dengan sangat jelas dan realistis. Nantinya, perusahaan bisa mengukur kemampuan karyawan tersebut sudah berada di posisi dan tanggung jawabnya dengan benar.
Baca juga: Pahami Urutan Jabatan di Perusahaan yang Sering Digunakan
Promosi Jabatan Karyawan
Promosi jabatan kepada karyawan sering terjadi di perusahaan. Langkah ini dilakukan untuk mengasah kemampuan dari karyawan tersebut. Jika melakukan analisis jabatan, perusahaan akan lebih mudah mencari calon karyawan yang bisa mengisi jabatan baru.
Memecahkan Masalah Kepegawaian
Analisis jabatan bisa membantu perusahaan untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia, terutama dalam departemen pekerjaan.
Cara Mudah Melakukan Analisis Jabatan
Setelah memahami tujuan dan manfaat dari analisis jabatan, pasti Anda ingin menerapkannya untuk mengatasi masalah internal yang ada. Oleh karena itu, dilansir dari Glints, berikut ini cara mudah untuk membuat analisis jabatan yang benar.
Mengumpulkan Informasi Pekerjaan
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah kumpulkan semua informasi terkait tugas dan tanggung jawab dari setiap jabatan yang sesuai organisasi perusahaan. Hal ini sangat penting, apalagi jika jabatan tersebut adalah pekerjaan baru di perusahaan yang belum pernah ada sebelumnya.
Melihat Perbandingan dari Perusahaan Lain
Cari informasi dari beberapa perusahaan lain terkait jabatan serupa yang ingin Anda analisis. Dari informasi tersebut, Anda bisa membandingkan cara mendefinisikan jabatan tersebut di setiap perusahaan. Pasalnya, ada beberapa perusahaan yang menggunakan nama jabatan sama, tapi tugas dan tanggung jawabnya berbeda karena disesuaikan kebutuhan perusahaan. Misalnya, seorang content writer di perusahaan A memiliki deskripsi pekerjaan yang berbeda dengan content writer di perusahaan B.
Baca juga: Softskill Wajib di Dunia Kerja Supaya Cepat Naik Jabatan
Sesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan memiliki karakter, kultur, dan proses kerja yang berbeda. Oleh karena itu, informasi yang Anda kumpulkan hanya dijadikan sebagai referensi saja. Untuk spesifikasi lebih lanjutnya, bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Anda bisa menganalisis peran atau tugas harian dari jabatan tersebut. Jangan malu bertanya pada karyawan yang pernah memegang jabatan tersebut dan mintalah pendapatnya untuk peran dan tugas yang pernah dilakukan selama ini secara detail.
Menentukan Tujuan Jabatan
Dalam membuat analisis jabatan, Anda juga harus mengetahui tujuan dari jabatan tersebut di dalam organisasi perusahaan. Mulai dari peranan dalam alur organisasi, kontribusi untuk pencapaian tujuan perusahaan, dan lainnya. Hal ini dilakukan supaya Anda bisa lebih memahami tanggung jawab utama dari jabatan tersebut, sehingga calon karyawan bisa bekerja sesuai dengan porsinya.
Spesifikasi Jabatan
Setelah mengetahui tanggung jawab dari jabatan tersebut, Anda akan lebih mudah dalam menentukan spesifikasi yang dibutuhkan. Mulai dari keahlian yang harus dimiliki, pengalaman sesuai jabatan, hingga kisaran gaji yang akan diterima oleh calon karyawan.
Membuat Job Description
Selanjutnya yang harus dilakukan adalah membuat job description yang rinci dan tepat. Dokumen ini dibuat sebagai panduan dalam proses rekrutmen dan perjanjian kerja untuk menegaskan tanggung jawab yang harus dijalankan calon karyawan.
Baca juga: Pilihan Karier: Mengenal Outsourcing
Mempekerjakan seseorang untuk suatu jabatan dibutuhkan analisis yang mendalam. Sebab, jika jabatan tidak sejalan dengan kapabilitasnya, maka tugas dan tanggung jawab tidak berjalan maksimal. Oleh karena itu, setiap perusahaan diharuskan untuk melakukan analisis jabatan supaya masalah tersebut tidak terjadi. Artikel ini sudah menjelaskan pengertian, tujuan, manfaat, serta cara membuat analisis jabatan. Semoga Anda bisa memahami dan menerapkannya di perusahaan.
