Salah satu faktor utama untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan adalah dengan menerapkan sistem absensi. Tujuannya, yaitu untuk memonitor kehadiran para karyawan yang bertugas di suatu kantor atau perusahaan. Selain melihat kedisiplinan karyawan, absensi ini juga bisa membantu perusahaan untuk mempertimbangkan berbagai keputusan terkait strategi yang akan dilakukan perusahaan.
Lalu, seberapa penting absensi karyawan? Absensi karyawan berbentuk data yang menjelaskan kehadiran dari masing-masing karyawan di sebuah perusahaan setiap harinya. Absensi karyawan ini dibawah naungan Human Resource (HR). Pasalnya, absensi ini juga berpengaruh pada jumlah gaji yang akan diterima karyawan tersebut.
Jenis-Jenis Absensi Karyawan
Sesuai dengan teknologi, sistem absensi dibedakan menjadi beberapa jenis. Berikut ini ulasannya.
Absensi Analog
Jika perusahaan menggunakan peralatan fisik, itu tandanya absensi yang digunakan masih menggunakan sistem analog. Sebagai contoh, mulai dari penggunaan alat tulis hingga mesin yang secara langsung mencetak jam ketika kartu dimasukan ke mesin tersebut. Sebenarnya cara ini dianggap sudah tidak relevan karena banyak peralatan yang dibutuhkan, seperti pembelian kertas berulang hingga perawatan mesin absensi secara rutin. Selain itu, cara ini juga tidak memudahkan tim HR untuk merekap absensi karyawan yang dilakukan secara manual.
Baca juga: Struktur Organisasi Karyawan: Definisi, Tugas, Manfaat, dan Jenisnya
Fingerprint
Model absensi fingerprint cukup populer dan banyak digunakan oleh perusahaan. Pada umumnya, model absensi ini mewajibkan setiap karyawan untuk meletakan salah satu jarinya ke mesin yang tersedia sebagai tanda bahwa dirinya sudah melakukan absensi.
Memasukkan PIN
Selanjutnya ada juga perusahaan yang menggunakan PIN karyawan sebagai sistem absensinya. Setiap karyawan memiliki PIN sebagai identitas utama yang pasti lebih akurat. Praktiknya, masing-masing karyawan harus memasukkan PIN di emsin yang sudah tersedia sebagai tanda kehadirannya di hari tersebut.
Aplikasi
Ada beberapa aplikasi yang bisa digunakan untuk sistem absensi karyawan. Aplikasi ini banyak dipilih perusahaan selama pandemi Covid 19 karena bisa diakses dari mana saja. Hal ini tentu sangat memudahkan karyawan dan juga tim HR. Pasalnya, laporan absensi ini bisa diambil kapan dan di aman saja karena bersifat real time.
Manfaat Sistem Absensi Karyawan Untuk Perusahaan
Sistem absensi memiliki manfaat penting bagi perusahaan. Salah satunya, sistem ini bisa mengelola ketidakhadiran karyawan dalam sebuah perusahaan sehingga biaya operasional dapat terkendali dengan baik. Selain itu, ada banyak manfaat lainnya yang perlu diketahui berikut ini.
- Memantau dan mengukur data ketidakhadiran karyawan dengan sangat mudah karena terkoneksi langsung dalam satu sistem. Untuk mendapatkan hasilnya seperti ini, Anda bisa memiliki metode absensi berbasis online, atau sidik jari.
- Dapat mengurangi pekerjaan administratif, sehingga tidak perlu melakukan akumulasi absensi karyawan secara manual.
- Hampir semua sistem absensi online memiliki basis cloud. Artinya, semua data yang masuk bisa tersimpan di cloud tersebut sehingga perusahaan bisa mengaksesnya dari mana dan kapan saja.
- Tidak hanya absensi karyawan saja, tapi aplikasi absensi juga bisa menerapkan pengajuan cuti, rekapitulasi data dengan mudah hanya dalam satu sistem. Alhasil mampu menghemat waktu karyawan dan juga perusahaan.
Baca juga: Mengupas Tuntas Kontrak Kerja PKWT dan PKWTT yang Berlaku di Indonesia
Manfaat Absensi untuk Karyawan
Selain untuk perusahaan, absensi juga memiliki manfaat untuk karyawan. Adapun manfaat tersebut sebagai berikut.
- Karyawan menjadi lebih produktif.
- Masing-masing karyawan akan mendapatkan insentif sesuai dengan kehadiran.
- Melatih kejujuran karyawan maupun perusahaan.
- Jika ada yang melanggar, karyawan akan mendapatkan sanksi yang berlaku dari perusahaan.
Itulah beberapa informasi mengenai sistem absensi karyawan. Perlu diketahui, sistem ini memiliki peranan penting, salah satunya mengukur kedisiplinan karyawan terhadap perusahaan dan pekerjaannya.
