Stock opname penting dilakukan untuk memastikan arus keluar dan masuk produk di gudang sesuai dengan pembukuan dalam akuntansi
Bagi perusahaan manufaktur istilah stock opname sudah tidak asing lagi. Kegiatan yang cukup menyita waktu ini harus dilakukan untuk memantau persediaan produk dagang. Biasanya stock opname dilakukan secara rutin dalam periode tertentu sesuai dengan ketentuan perusahaan masing-masing.
Untuk bisnis skala kecil, kegiatan ini biasanya dilakukan secara sederhana dan dapat diselesaikan dalam sehari. Berbeda dengan bisnis skala besar yang kemungkinan perhitungan dilakukan secara berkala, mingguan, bulanan, ataupun tahunan. semakin sering dan teratur dalam melakukan stock opname, semakin mudah juga pihak accounting dalam melakukan penyesuaian ketersediaan barang.
Pada umumnya, tujuan stock opname adalah untuk mengetahui secara pasti jumlah barang yang tersedia di gudang sudah sesuai dengan catatan pembukuan dalam bisnis. Selain itu, kegiatan ini juga menjadi acuan perusahaan untuk memperkirakan biaya pengeluaran operasional agar tidak berlebihan.
Apa Itu Stock Opname?
Menurut jurnal.id, stock opname diartikan sebagai kegiatan menghitung jumlah stok persediaan produk secara fisik yang disesuaikan dengan catatan akuntansi bisnis. Stok yang dihitung bukan hanya barang dagang saja, tapi juga barang-barang yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Dalam melakukan stock opname dibutuhkan ketelitian karena tidak boleh ada kesalahan dalam menghitung produk. Jika hal ini terjadi, akan berpengaruh pada jumlah barang yang dijual dan omset perusahaan.
Tujuan Melakukan Stock Opname
Secara umum, stock opname dilakukan untuk mengetahui persediaan barang yang ada di gudang. Jika jumlah barang tidak sesuai dengan catatan pembukuan, maka harus dilakukan pengecekan ulang. Sebab, kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat atau kesalahan dalam mencatatnya. Selain itu, masih banyak tujuan dari pembuatan stock opname, yaitu sebagai berikut.
- Mencegah terjadi kerugian perusahaan karena kesalahan perhitungan.
- Mendapatkan total yang sebenarnya.
- Memantau perputaran barang dari atau keluar perusahaan.
- Mengendalikan permasalahan internal.
Manfaat Mengatur dan Menghitung Stock Barang
Stock opname merupakan salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan. Pasalnya, ada banyak manfaat yang didapatkan dari kegiatan ini. Apa saja itu? Dirangkum dari berbagai sumber berikut ini penjelasannya.
- Menjadi laporan rutin tahunan untuk memantau perkembangan perusahaan.
- Menghindari adanya penyimpangan jumlah barang.
- Menjadi penyelesaian jika ada barang yang kurang atau hilang sehingga stok penyediaan menjadi kosong.
- Memantau secara pasti arus keluar dan masuknya barang.
- Memantau penyediaan barang yang ada di gudang.
- Membantu perhitungan harga pokok penjualan.
Standar Operasional Prosedur Stock Opname
Dalam melakukan stock opname, ada standar operasional prosedur (SOP) yang harus dipahami yaitu sebagai berikut.
- Hentikan terlebih dahulu arus keluar dan masuk barang dari perusahaan. Hal ini dilakukan supaya perhitungan tidak menyebabkan selisih kekurangan atau kelebihan.
- Idealnya kegiatan ini dilakukan oleh satu orang untuk satu lokasi. Jika perusahaan memiliki gudang lebih dari satu, lebih baik pilih orang berbeda untuk melakukan stock opname agar hasilnya lebih maksimal.
- Lengkapi seluruh dokumen yang dibutuhkan sebelum melakukan stock opname.
- Setiap menghitung persediaan barang dilakukan dengan cermat dan teliti agar tidak ada kesalahan data.
- Setelah mengetahui jumlah dari perhitungan fisik, selanjutnya adalah membandingkan antara produk yang tersedia dengan catatan pembukuan.
- Membuat laporan stock opname barang.
Tahapan Melakukan Stock Opname
Stock opname harus dilakukan secara teliti dan tepat supaya operasional dalam bisnis berjalan lancar. Oleh karena itu, ada beberapa tahapan yang harus dipahami sebelum melakukan stock opname. Dirangkum dari Majoo dan Jurnal.id, berikut ini ulasannya.
Tahapan Pertama
Umumnya, tahapan pertama ini dilakukan satu minggu sebelum melakukan kegiatan stock opname. Pada tahapan ini menjadi langkah awal yang penting supaya kegiatan stock opname berjalan lancar. Tahapan pertama dilakukan untuk memberikan informasi kepada karyawan gudang supaya menyiapkan keperluan untuk kegiatan ini, yaitu sebagai berikut.
- Menyiapkan label atau stiker yang akan digunakan sebagai tanda terhadap barang yang sudah dihitung.
- Memisahkan barang yang akan dihitung berdasarkan kategori, kode, atau jenis barang. Hal ini dilakukan untuk meminimalisirkan terjadinya kesalahan dalam perhitungan.
- Pastikan semua barang yang tersedia di gudang sudah dilengkapi barcode agar memudahkan Anda dalam melakukan proses stock opname.
- Pisahkan barang yang tidak termasuk dalam proses stock opname. Adapun barang-barang yang biasanya tidak termasuk dalam kegiatan ini, antara lain:
- Barang yang masuk ketika proses atau setelah tanggal stock opname.
- Barang titipan dari pihak lain atau konsinyasi.
- Barang rusak yang tidak bisa diretur.
Tahapan Persiapan
Biasanya tahapan persiapan dilakukan pada H-1 menjelang pelaksanaan stock opname biasanya Adapun yang harus persiapkan dalam tahapan ini, yaitu sebagai berikut.
- Melakukan briefing kepada semua tim yang mengikuti kegiatan ini. Dalam hal ini, Anda bisa menjelaskan tugas masing-masing supaya proses stock opname berjalan sesuai harapan.
- Meminta karyawan gudang untuk menghentikan arus keluar dan masuk barang pada h-1 hingga proses stock opname selesai dilakukan.
- Meminta karyawan gudang untuk melengkapi catatan terkait mutasi barang maksimal H-1.
Tahapan Akhir
Tahapan akhir disebut hari dilakukan stock opname. Oleh karena itu banyak sekali yang harus dilakukan secara cermat dan teliti.
- Memastikan semua produk dan transaksi sudah di-input pada sistem.
- Cetak semua dokumen yang ada di sistem tersebut sebagai acuan dalam proses perhitungan stok. Bagikan ke masing-masing tim terkait, tapi jangan memberikan ke karyawan gudang.
- Ketika proses stock opname dilakukan, jangan lupa untuk memberikan tanda stiker pada produk yang sudah dihitung. Supaya tidak ada perhitungan ganda.
- Input kembali hasil dari perhitungan fisik dan membandingan dengan catatan pembukuan yang ada dalam sistem.
- Jika terjadi selisih, lakukan pengecekan ulang dan cari sumber permasalahannya. Apakah terjadi kesalahan dalam menghitung atau jumlah barang yang memang tidak sesuai.
- Jangan lupa untuk membuat laporan stock opname dan kemudian serahkan ke pihak accounting untuk dilakukan penyesuaian ketersediaan barang.
Tips Melakukan Stock Opname
Untuk para pemula, pasti melakukan stock opname adalah kegiatan yang menyulitkan. Selain menyita waktu, kegiatan ini juga memiliki tahapan yang cukup ribet. Namun, supaya kegiatan stock opname bisa berjalan lancar dan efektif ada beberapa tips yang bisa Anda lakukan sebagai berikut ini.
Menentukan Jadwal Stock Opname
Dalam menentukan jadwal harus diperhatikan secara detail dan disesuaikan dengan jenis usahanya. Misalnya, jika usaha Anda bergerak dibidang kuliner, kegiatan ini harus dilakukan lebih cepat karena produk yang dipasarkan memiliki durasi waktu tertentu (expired).
Selain itu, jangan pilih waktu jika usaha Anda sedang mengalami peningkatan pesanan. Pilih waktu diluar jam operasional agar prosesnya bisa lebih efektif.
Melakukan Pemetaan Barang
Usahakan sebelum melakukan stock opname, barang-barang tersebut sudah disusun dan dirapikan sesuai kategorinya masing-masing. Sebagai contoh, produk brand A diletakkan semuanya dalam satu susunan. Hal ini agar mempermudah dalam menemukan dan menghitung barang tersebut.
Membuat Denah Gudang
Stock opname dilakukan di gudang penyimpanan yang ruangannya cukup luas. Jika Anda ingin proses ini berjalan efektif, tidak ada salahnya membuat denah gudang tersebut sesuai dengan rak-rak penyimpanan barang. Adanya denah ini, bisa membantu Anda untuk menemukan barang yang ingin dihitung.
Pilih Staf yang Berkompeten
Stock opname tidak bisa dilakukan oleh sembarang orang. Butuh kemampuan menghitung yang baik, stamina, dan konsistensi yang prima. Dikarenakan stock opname menjadi agenda rutin yang harus dilakukan, buat tim khusus dengan staff yang memiliki kemampuan sama.
Kondisi Badan yang Prima
Proses stock opname dapat menguras tenaga dan pikiran. Apalagi jika barang yang dihitung dalam jumlah yang cukup banyak. Oleh karena itu, Anda harus mempersiapkan kondisi badan yang prima. Perbanyak minum air putih, vitamin, dan mengonsumsi makanan yang bergizi.
Observasi Stock Opname
Setelah melakukan stock opname Anda harus melakukan observasi dari hasil perhitungan yang sudah dilakukan. Cocokan persediaan secara fisik dengan catatan yang ada di sistem. Periksa cut off penjualan dan pembelian. Selain itu, periksa juga barang yang defect, slow moving, atau hilang.
Demikian informasi seputar stock opname yang bisa Anda pahami. Semoga dapat membantu dan mengatasi permasalahan dalam melakukan kegiatan ini. Selamat mencoba!
