Di era yang serba komputer, serba digital, dan serba internet seperti sekarang ini apasih yang tidak dilakukan dengan menggunakan smartphone? Bahkan sekadar memesan makanan saja saat ini sudah bisa dilakukan di atas sofa bermodalkan ibu jari dan smartphone.
Hal-hal semacam ini tidak bisa dipungkiri, karena memang hakikatnya teknologi diciptakan untuk mempermudah kerja manusia. Bahkan di dalam aspek-aspek kehidupan yang awalnya sudah mudah, dibuat semakin mudah lagi.
Salah satu aspek penggunaan teknologi yang saat ini sedang diminati adalah absensi online. Karena dengan absensi online, baik kantor maupun pegawai akan jauh lebih mudah dalam melakukan dan tracking absensi.
Tapi dari banyaknya aplikasi, pilihan aplikasi absensi online apa saja ‘sih yang paling direkomendasikan? Kita punya rangkumannya untuk Anda!
1. SmartPresence
Boleh dibilang bila perusahaan Anda mencari aplikasi absensi online terbaik, SmartPresence lah jawabannya. Hal ini karena memang sejak pertama kali dikembagkan pada tahun 2014, SmartPresence telah memiliki aplikasi dengan fitur dan keamanan yang canggih.
SmartPresence sendiri memiliki beberapa nilai yang menjadi prinsip aplikasi mereka yakni simple, mudah, efisien, multifungsi, aman, penelusuran (data besar hingga data-data kecil), redundan (akses internet dengan sinkronisasi), dan inovatif.
Tidak heran kalau hingga saat ini banyak perusahaan-perusahaan swasta maupun BUMN yang tertarik menggunakan jasa SmartPresence misalnya RSUP Sanglah Denpasar, Go Clean Indonesia, Dinas PUPR KAbupaten Bandung, Rumah Sakit Pertamina Jaya, Pertamina Retail, hingga PTPN IX.
Adapun beberapa fitur yang menurut kami cukup menarik untuk ditonjolkan. Diantaranya adalah fitur pelacakan waktu, fitur pengelolaan jadwal, fitur pengelolaan waktu, hingga fitur laporan waktu. Yuk kita bahas satu persatu!
Fitur pelacakan waktu – SmartPresence telah membuat fitur pelacakan waktu yang menurut kami cukup mutakhir. Salah satu fitur pertama yang wajib kami bahas adalah fitur pengambilan data via App DataCapture.
Dengan menggunakan otentikasi biometrik yang terintegrasi aplikasi, tentu saja hal ini akan sangat memudahkan bagi pihak HRD maupun karyawan itu sendiri. Lalu bagaimana dengan spoofing ataupun pemalsuan identitas?
Tenang, karena SmartPresence memiliki fitur Deteksi Ekspresi yang tentu saja sulit dipalsukan menggunakan teknologi yang ada. Sayangnya kekurangan dari penggunaan fitur ini adalah otentifikasi yang menjadi lebih lambat beberapa detik, dikit kok!
Selain itu untuk menghindari absen di sembarang tempat, Anda juga bisa mengaktivasi fitur restriksi GPS dimana karyawan Anda hanya bisa melakukan absen di tempat-tempat yang Anda izinkan saja. Restriksi GPS ini pun menarik loh karena Anda bisa menentukan sendiri bahkan toleransi radius yang diinginkan.
Bila karyawan Anda melakukan absensi di lokasi yang tidak sesuai maka mereka akan mendapatkan notifikasi. Selain itu notifikasi tersebut juga secara otomatis akan dikirimkan ke admin untuk ditentukan oleh admin, apakah orang tersebut diizinkan untuk absen atau tidak.
Selain itu bila Anda masih belum percaya sepenuhnya terhadap absensi online, atau karena satu dan lain hal membutuhkan manual entry, SmartPresence mengizinkannya loh! Jadi kurang apa lagi?
Fitur pengelolaan jadwal – salah satu fitur penting yang menurut kami harus ada di dalam aplikasi absensi online tentu saja adalah fitur pengelolaan jadwal. Semakin komprehensif tentu akan mebuat admin semakin ribet, tapi di awal saja!
Setelah itu justru sistem yang rumit ini akan mengambil banyak data yang amat bermanfaat bagi perusahaan Anda sendiri. Beberapa pengelolaan yang bisa Anda atur adalah jadwal kerja, toleransi waktu kerja, jam istirahat, pengaturan lembur, hari libur, tidak hadir, dan tukar shift.
Dengan seluruh fitur yang ada ini dijamin deh Anda tidak pusing-pusing lagi, karena cukup mempraktikkan apa saja yang ada di dalam SOP ke dalam aplikasi absensi online ini.
Fitur pengelolaan waktu – salah satu alasan banyaknya perusahaan-perusahaan besar memilih untuk menggunakan aplikasi absensi online adalah karena kemudahannya, serta input data yang besar yang bisa digunakan oleh pihak HRD untuk menghitung performa karyawan.
Dengan pengelolaan waktu otomatis inilah kemudian SmartPresence bisa mengambil data seputar keterlambatan, pulang lebih awal, lembur dan konfirmasi lembur, konfirmasi absensi, serta notifikasi data-data yang tidak lengkap.
Belum cukup lagi, seluruh data-data yang ada pun nantinya akan dilakukan perhitungan waktu secara otomatis dan Anda akan diberikan berbagai macam pilihan mengenai apa saja yang bisa Anda lakukan.
Fitur laporan waktu – nah salah satu hal yang bisa kamu dapatkan pada akhirnya adalah laporan yang bisa diakses dari aplikasi mobile hingga dasbor web. Seluruh data inilah yang kemudian bisa Anda gunakan untuk mengambil keputusan terhadap para karyawan Anda.
Harga – untuk mendapatkan seluruh fitur yang menarik dan amat bermanfaat ini Anda bisa membayar dengan harga yang sangat murah. Yakni Rp7.700,- per user per bulan bila membayar bulanan, atau Rp6.600,- per user per bulan bila membayar 1 tahun sekaligus, bagaimana?
2. LinovHR
Salah satu pemain besar lainnya yang sudah memiliki klien besar pula saat ini di Indonesia adalah LinovHR. LinovHR sendiri merupakan perusahaan penyedia platform bisnis profesional yang berfokus kepada sistem informasi SDM, manajemen SDM, manajemen pekerja, serta layanan payroll.
Salah satu aplikasi yang disediakan oleh LinovHR untuk Anda para HR adalah aplikasi absensi online LInovHR. Sama seperti aplikasi absensi online lainnya, LinovHR memiliki fokus efisiensi serta mengurangi tingkat kesalahan data.
Beberapa keunggulan yang berani ditawarkan oleh LinovHR adalah sistem real time, tingkat akurasi data tinggi, keamanan yang tinggi, tampilan yang user friendly, praktis, serta sistem yang cukup efisien.
Adapun fitur-fitur yang dimiliki oleh LinovHR pun cukup beragam. Fitur pertama yakni tidak membutuhkan mesin absensi tambahan alias bisa melakukan absensi secara real time via ponsel cerdas mereka sesuai dengan lokasi yang telah ditentukan oleh admin.
Selain itu salah satu fitur menarik yang ditawarkan oleh LinovHR adalah fitur kehadiran ganda di dalam satu hari. Fitur ini baru bisa bermanfaat apabila ada karyawan di perusahaanmu yang sedang melakukan tugas luar kantor.
Karyawan yang sedang melakukan tugas luar kantor ininya nanti bisa melakukan absensi, misalnya bila pagi hari datang ke kantor lalu ditugaskan pergi di siang harinya. Ia bisa melakukan check in maupun check out ganda.
Salah satu fitur yang juga menurut kami cukup menarik adalah fitur pengajuan reimbursement. Seringkali karyawan, terutama yang melakukan tugas luar akan mengeluarkan beberapa biaya perjalanan tertentu yang tidak diberikan di depan oleh pihak kantor.
Nah Anda yang memiliki sistem seperti ini tentu nantinya akan direpotkan dengan reimbursement yang cukup banyak. Dengan fitur pengajuan reimbursement inilah nantinya kamu tidak perlu repot-repot mengumpulkan bukti pembayaran, melainkan hanya cukup lihat bukti pembayaran yang diunggah oleh karyawan Anda saja.
Fitur keempat yang bisa dimanfaatkan oleh perusahaan Anda adalah fitur permintaan lembur oleh karyawan. Nantinya admin cukup mencatat dan menghitung dengan mudah melalui aplikasi LinovHR ini karena sudah terintegrasi.
Pada akhirnya seluruh data input yang masuk akan dicatat secara otomatis dalam bentuk riwayat absensi serta timesheet report yang bisa menjadi bahan evaluasi bagi pihak admin. Dengan sistem yang otomatis ini tentu saja akan mengurangi kemungkinan kesalahan data yang berakibat fatal!
Beberapa perusahaan besar yang menggunakan jasa LinovHR misalnya Trimegah Securities, Advan, PT PP Properta, TIMAS EPCI Company, ILotte, Berca, dan DSV. Adapun media partner LinovHR adalah Okezone.com, liputan6.com, lensaindonesia.com, serta kontan.co.id.
Kalau beberapa perusahaan besar di atas sudah menggunakan LinovHR, kapan giliran perusahaan Anda mencoba aplikasi LinovHR ini?
3. SleekrHR
Mirip dengan LinovHR, SleekerHR juga merupakan platform bisnis profesional yang memiliki berbagai macam fitur manajemen perusahaan. Bedanya, fitur absensi online SleekrHR terintegrasi di dalam aplikasi ini.
SleekHR menawarkan piranti lunak yang mencakup sistem manajemen SDM terintegrasi mulai dari cuti online, absensi online, reimbursement, perhitungan gaji payroll secara detil yang mencakup PPh 21 serta BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan.
Beberapa fitur yang ditawarkan oleh SleekrHR adalah approval, hak akses, aplikasi mobil karyawan, administrasi HR, manajemen petty cash digital, reimbursement, manajemen cuti karyawan, manajemen absesnsi, slip gaji, pengaturan gaji, perhitungan gaji, serta database karyawan.
Beberapa perusahaan ternama yang sudah menggunakan jasa SleekrHR adalah Miniso, ACT, Midtrans, Amartha, GoJek, Nutrify, By Lizzie Parra, SinemArt, IDNMedia, serta Uang Teman.
4. AbsenKU Profesional
Salah satu aplikasi karya anak bangsa yang juga cukup kami rekomendasikan. AbsenKU memiliki sistem yang boleh dibilang akurat, aman, cepat, realtime, instant, dan tentu saja yang paling menarik adalah pemberian trial gratis selama 30 hari.
Ada beberapa fitur menarik yang bisa menjadi alasan Anda untuk memilih AbsenKU sebagai aplikasi absensi online di kantor Anda. Fitur pertama adalah Geolocation yang memungkinkan pencatatan lokasi absensi karyawan dimanapun sesuai pengaturan awal.
Fitur kedua adalah adanya laporan aktivitas yang bisa diakses oleh admin secara realtime. Laporan ini bisa Anda gunakan sebagai salah satu metode pemantauan aktivitas mobilitas karyawan di tempat Anda bekerja loh!
Selain itu Anda juga bisa mengecek informasi gaji, serta laporan kehadiran seluruh karyawan di semua departemen di dalam satu perusahaan di tempat Anda bekerja. Salah satu fitur penting yang wajib ada di dalam aplikasi absensi online.
Di dalam fitur pengaturan sendiri Anda bisa melakukan pengaturan jadwal, shift, jam lembur, hingga birthday remember. Selain itu menariknya AbsenKU memiliki fitur kirim pesan dan pengumuman yang bisa dilakukan admin kepada karyawan dan sebaliknya.
Adapun beberapa pilihan paket harga yang bisa Anda keluarkan untuk memanfaatkan jasa aplikasi absensi online AbsenKU adalah sebagai berikut:
- Gratis
- Harga Rp 0,- per bulan
- Jumlah karyawan maksimal 20 orang.
- Fitur yang diaktivasi:
- Geotagging
- Manajemen Karyawan
- Manajemen Departemen
- Laporan Absensi per Karyawan
- Laporan Absensi per Departemen
- Update
- Panduan Penggunaan
- Support Chat
- Masa Layanan seumur hidup.
- Andromeda
- Harga Rp250.000,- per bulan
- Jumlah karyawan maksimal 30 orang.
- Fitur yang diaktivasi:
- Geotagging
- Manajemen Karyawan
- Manajemen Departemen
- Manajemen Izin dan Cuti
- Aplikasi Web dan Mobile
- Laporan Absensi per Karyawan
- Laporan Absensi per Departemen
- Laporan Grafik Absensi
- Pengajuan Izin dan Cuti
- Manajemen Lembur
- Informasi Gaji
- Update
- Panduan Penggunaan
- Support Chat
- Masa Layanan minimal 6 bulan.
- Bimasakti
- Harga Rp450.000,- per bulan
- Jumlah karyawan maksimal 100 orang.
- Fitur yang diaktivasi:
- Geotagging
- Manajemen Karyawan
- Manajemen Departemen
- Manajemen Izin dan Cuti
- Aplikasi Web dan Mobile
- Laporan Absensi per Karyawan
- Laporan Absensi per Departemen
- Laporan Grafik Absensi
- Pengajuan Izin dan Cuti
- Manajemen Lembur
- Informasi Gaji
- Update
- Panduan Penggunaan
- Support Chat
- Masa Layanan minimal 6 bulan.
- Milkomeda
- Harga Rp800.000,- per bulan
- Jumlah karyawan maksimal 250 orang.
- Fitur yang diaktivasi:
- Geotagging
- Manajemen Karyawan
- Manajemen Departemen
- Manajemen Izin dan Cuti
- Aplikasi Web dan Mobile
- Laporan Absensi per Karyawan
- Laporan Absensi per Departemen
- Laporan Grafik Absensi
- Pengajuan Izin dan Cuti
- Manajemen Lembur
- Informasi Gaji
- Update
- Panduan Penggunaan
- Support Chat
- Masa Layanan minimal 6 bulan.
Dengan harga yang terbilang murah ini, menurut kami AbsenKU amat cocok digunakan bagi Anda yang masih merintis perusahaan dengan jumlah karyawan sedikit. Apalagi memang layanan yang diberikan terbatas paling banyak hanya untuk 250 orang karyawan saja.
5. Hadirr.com
Masih dari Indonesia, bersaing dengan beberapa start up lainnya Hadirr datang dengan aplikasi absensi online yang cukup kami rekomendasikan. Terutama bagi Anda yang baru merintis perusahaan kecil Anda sendiri.
Apalagi perusahaan-perusahaan layanan absensi online masih banyak yang menawarkan dengan harga yang cukup mahal. Bisa-bisa malah menjadi beban yang tidak perlu untuk perusahaan rintisan Anda.
Sama seperti absensi online lainnya yang ada, Hadirr juga menawarkan berbagai macam fitur serupa dengan layanan dengan keunggulan yang juga mirip-mirip misalnya pemanatauan kehadiran karyawan, pemantauan lokasi absen, sistem deteksi biometrik, pencatatan lembur, dan sistem reimbursement.
Untuk saat ini Hadirr menawarkan biaya yang menurut kami cukup terjangkau, yakni sejumlah Rp10.000,- per karyawan per bulan dengan minimal 6 karyawan. Selain itu Anda juga bisa mendapatkan diskon sebesar 3% bila membayar sekaligus 6 bulan.
Pada dasarnya sih untuk memilih aplikasi online atau tidak adalah hak Anda sebagai pemilik perusahaan, atau sebagai orang HRD. Keunggulan dari aplikasi absensi online tentu saja kemudahan dan meminimalisir kesalahan data. Sementara kerugiannya tentu saja biaya yang harus dikeluarkan cukup besar, apalagi bagi perusahaan kecil yang baru merintis.
