Panduan Membuat SOP yang Mudah dan Praktis

SOP atau standar operasional prosedur merupakan sebuah alat ataupun metode yang biasanya digunakan oleh suatu perusahaan agar segala sesuatu yang dilakukan oleh Karyawan mereka bisa lebih teratur dan memiliki acuan khusus.

SOP yang merupakan acuan pekerjaan bagi para karyawan biasanya harus terlebih dahulu diteliti dan dikaji dengan detil untuk kemudian disahkan oleh pejabat yang memiliki wewenang di dalam perusahaan tersebut.

Meski terdengar sepele, SOP merupakan salah satu hal yang penting untuk dimiliki oleh perusahaan baik itu perusahaan skala besar, kecil, hingga perusahaan skala mikro ataupun perseorangan.

Kamu yang memiliki perusahaan kecil sangat kami sarankan untuk memiliki SOP dalam setiap kegiatan di perusahaan mu. Berikut ini adalah panduan membuat SOP yang mudah dan praktis sehingga bisa diikuti bahkan oleh pengusaha yang baru memulai usahanya.

Baca Juga Cara Membuat Kwitansi yang Benar, Cara Membuat Laporan Keuangan, Langkah-Langkah Analisis SWOT

Mengapa Harus ada SOP di Dalam Perusahaan?

Sebelum mulai mendesain, melakukan brainstorming, hingga melakukan pengesahan SOP di dalam perusahaan sebaiknya kamu mengetahui alasan mengapa SOP begitu dibutuhkan di dalam perusahaan.

• SOP dibuat sebagai salah satu cara agar masing-masing orang mengetahui baik posisi ataupun peran yang harus mereka lakukan di dalam perusahaan mereka tersebut. Apalagi untuk perusahaan yang memiliki banyak karyawan dengan posisi dan pembagian tugas yang cukup serupa. SOP nantinya memiliki fungsi untuk membedakan tugas-tugas tersebut hingga akhirnya kamu bisa memberikan arahan secara langsung kepada karyawan mu tanpa harus khawatir pekerjaan mereka akan tumpang tindih.
• SOP juga dibuat sebagai salah satu bentuk penegasan tanggung jawab yang dimiliki oleh setiap karyawan di dalam perusahaan titik oleh karena itulah masing-masing karyawan tidak terlepas dari apapun posisi yang mereka punya harus memahami SOP yang telah ditetapkan oleh perusahaan mereka.
• Dalam satu perusahaan yang cukup besar sudah tentu ada beberapa karyawan yang memiliki alur kerja yang bersilangan dengan karyawan di posisi yang lainnya. Agar tidak terjadi kekeliruan dan penurunan efisiensi produksi dalam perusahaan, SOP juga berfungsi mengatur segala keterkaitan pekerjaan ini.
• SOP juga mampu memastikan Setiap karyawan yang bekerja di perusahaan mengerjakan tugas serta tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan secara berkelanjutan dan konsisten. Konsistensi inilah yang menurut kami hanya bisa dijaga bila di dalam suatu perusahaan sudah terdapat SOP yang baik.
• Sebagai salah satu bentuk acuan utama di dalam perusahaan, SOP memiliki peran penting di akhir masa kerja yakni sebagai salah satu bahan untuk evaluasi perusahaan secara keseluruhan ataupun evaluasi masing-masing karyawan.

Karena besarnya manfaat yang dimiliki oleh standar operasional prosedur inilah maka nyaris semua perusahaan resmi yang terdaftar di Kementerian Hukum dan HAM kami Jamin Pasti memiliki standar operasional prosedur yang sangat jelas.

Adapun baru bagi kamu yang baru memulai usaha dan ingin mencontoh dan mengetahui bagaimana cara pembuatan standar operasional prosedur, berikut ini adalah cara mudah yang bisa kamu lakukan.

Pembuatan Standar Operasional Prosedur Step by Step

Untuk bisa membuat standar operasional prosedur yang baik kami telah mencoba merangkum yang dalam 8 langkah mudah yang bisa kamu lakukan sendiri. Berikut ini adalah langkah-langkahnya.

#1 Menentukan Tim Pembuatan SOP

Untuk menentukan tim pembuatan standar operasional prosedur, kamu membutuhkan pengamatan yang cermat. Karena tim yang dibentuk untuk membuat standar operasional prosedur harus mencakup seluruh divisi yang ada di dalam perusahaan.

Meski demikian pada dasarnya kamu cukup mengumpulkan beberapa orang yang kompeten dari masing-masing divisi utama di perusahaan, contohnya manajemen keuangan pemasaran sales dan bagian produksi.

Lebih jauh lagi apabila kamu memiliki perusahaan dengan divisi yang lebih gemuk dan lebih banyak maka kami sarankan bagi kamu untuk mengundang masing-masing perwakilan dari divisi tersebut.

Adapun kamu yang memiliki modal lebih dengan usaha, saat ini sudah banyak jasa-jasa terkait sumber daya manusia yang bisa di rekrut dengan harga yang menurut kami jauh lebih terjangkau dibandingkan beberapa tahun yang lalu.

Adapun kamu yang memiliki modal terbatas tidak ada salahnya juga mencoba membuat SOP mu sendiri, dengan syarat kamu harus rajin melakukan evaluasi dan sosialisasi yang baik terkait SOP yang kamu buat ini.

#2 Memetakan Proses Bisnis Perusahaan

Langkah penting kedua yang harus dilakukan oleh setiap orang yang ingin membuat standar operasional prosedur di dalam perusahaan adalah melakukan pemetaan Proses bisnis perusahaan dari hulu Ke Hilir.

Maksudnya adalah kamu harus mempelajari secara detail mengenai bagaimana perusahaan kamu mulai dari proses produksi, packaging (apabila ada), periklanan hingga mungkin sampai bagaimana barang tersebut tiba di tangan konsumen.

Selain itu maksud kami dengan detail isinya adalah kamu harus membuatnya dengan benar-benar kita misalnya proses produksi Siapa saja orang-orang yang terlibat, siapa saja stakeholder yang terlibat, apa saja sumber daya yang dibutuhkan, hingga dokumen penunjang apa yang harus dipersiapkan dan seterusnya.

Setelah itu kamu bisa menganalisa hubungan antar departemen untuk kemudian melakukan pembuatan SOP terkait pekerjaan masing-masing departemen. Selain mengurusi SOP untuk masing-masing departemen kamu juga harus mengurus SOP terkait pekerjaan yang saling bersilangan antar departemen.

Bila hari ini terlalu rumit kami sarankan di awal untuk membuat bagan sederhana. Setelah itu kamu bisa menjabarkan masing-masing poin yang ada di bagian tersebut bersama dengan para pemimpin departemen yang kamu ajak untuk membuat SOP.

#3 Menyusun Data Dokumen

Salah satu proses penting dalam pembuatan sop adalah memastikan bahwa dokumentasi setiap kegiatan di perusahaan tercatat dengan baik dan tersimpan pula dengan rapi sehingga bisa diakses sewaktu-waktu.

Dokumentasi yang baik ditandai dengan pencatatan terkait dokumen akuntansi penjualan invoice hingga pencatatan terkait inventaris dan inventarisasi kantor yang baik. Bila kamu belum memilikinya maka kami sarankan untuk coba mulai memikirkan hal ini.

Jangan lupa untuk setiap dokumen yang membutuhkan tanda tangan atau validasi dari divisi tertentu, kamu harus menentukan siapa saja yang bisa Bukan validasi terhadap dokumen tersebut serta menentukan bagaimana cara untuk mengaudit dan mendeteksi kebocoran terkait dokumen tersebut.

#4 Melakukan Penyusunan Alur Kerja

Setelah selesai melakukan pemetaan secara mendetail serta menyusun seluruh dokumen-dokumen yang dibutuhkan dari setiap proses di dalam perusahaan, saatnya kamu membuat alur kerja dalam bentuk flowchart.

Beberapa poin penting yang perlu kamu masukkan di dalam flowchart tersebut adalah pekerjaan apa yang dilakukan, siapa orang yang bertanggung jawab untuk pekerjaan tersebut, dokumen apa saja yang dibutuhkan di dalam pekerjaan tersebut, hingga berapa lama pekerjaan tersebut bisa dilakukan.

Jangan lupa untuk menulis garis komando ataupun garis koordinasi dengan cara yang berbeda Sehingga nantinya ketika melakukan pembuatan SOP kamu tidak pusing lagi untuk menentukan siapa yang bertanggung jawab di dalam suatu pekerjaan, serta departemen mana saja yang harus bekerjasama di dalam satu pekerjaan.

Setelah membuat flowchart, kami sarankan kamu untuk menarasikan flowchart tersebut di dalam satu dokumen terpisah. Sehingga untuk masing-masing poin yang ada di pecat kamu bisa mendapatkan penjelasan dari dokumen tersebut. Narasi ini penting karena akan digunakan untuk tahapan selanjutnya.

#5 Membuat Focus Group Discussion Membahas Narasi Flowchart

Langkah selanjutnya adalah dengan membuat focus group discussion bersamaan dengan masing-masing Orang yang bertanggung jawab di setiap divisi yang terlibat di dalam pembuatan standar operasional prosedur.

Nah karena focus group discussion ini mungkin melibatkan banyak orang, narasi yang sebelumnya kamu buat harus sudah dibagikan kepada orang-orang tersebut sebelum dilakukan focus group discussion agar diskusi menjadi lebih terarah dan lebih hidup.

Biasanya di dalam focus group discussion yang hidup, kamu akan bisa menemukan celah celah ataupun hal-hal yang dianggap belum sesuai dengan apa yang diharapkan oleh masing-masing divisi di perusahaanmu.

Apabila ada perubahan di dalam draft SOP yang kamu buat, maka jangan segan-segan untuk segera mengubah draft SOP yang telah kamu buat sebelumnya tersebut termasuk flowchart yang kamu buat.

Di akhir focus group discussion diharapkan perusahaan mu telah memiliki sop dalam bentuk flowchart cerita narasi yang bisa dibaca oleh semua orang di dalam perusahaan, tentu saja draft terakhir yang telah direvisi.

#6 Melakukan Simulasi dan Evaluasi Draft SOP

Setelah SOP yang sudah direvisi oleh focus group discussion dibagikan kepada seluruh karyawan, saatnya melakukan sosialisasi secara luas dan melakukan simulasi shop tersebut. Lakukanlah simulasi dalam skala kecil agar lebih mudah, atau dalam skala besar apabila kamu ingin validasi yang lebih baik.

Lakukanlah simulasi dalam beberapa waktu yang telah ditentukan sebelumnya, sebisa mungkin dilakukan dalam jangka waktu yang tidak terlalu lama namun tidak perlu sebentar pula alias lakukanlah dengan seefektif mungkin.

Apabila memungkinkan kamu juga bisa mendapatkan masukan masukan dari para karyawan yang memang nantinya akan menjalankan SOP ini secara langsung. Namun pikirkanlah jumlah karyawan yang kamu punya. Bila terlalu banyak barangkali kamu bisa mengambil masukkan secara random sampling.

Dari simulasi inilah kemudian hasil SOP yang telah dibahas di focus group discussion akan semakin matang dan biasanya kamu akan menemukan lebih jauh lagi celah-celah serta hal-hal yang tidak cocok dan masih mungkin diubah.

Apabila memungkinkan ubahlah SOP tersebut sehingga bisasesuai dengan masukan-masukan yang telah diberikan oleh para karyawan yang telah menjalankan simulasi SMP yang kamu buat tersebut.

#7 Meminta Otorisasi SOP dari Pimpinan Perusahaan

Nah terakhir kamu harus meminta otorisasi alias legalisasi dan persetujuan dari setiap pemimpin divisi, bagian, hingga dari pemimpin tertinggi yang ada di perusahaan kamu. Proses inilah yang seringkali memakan waktu yang cukup lama.

#8 Sosialisasi SOP

Apabila standar operasional prosedur telah dibuat dan disahkan oleh seluruh pihak-pihak yang dianggap berwenang di dalam perusahaan. Saatnya kamu melakukan sosialisasi standar operasional prosedur tersebut.

Kamu bisa meminta para ketua divisi untuk membuat rapat khusus membahas mengenai sosialisasi standar operasional prosedur yang baru kamu buat ini, tentu saja setelah sebelumnya kamu melakukan rapat dengan para ketua divisi tersebut.

Lakukanlah sosialisasi dan implementasi sop ini secara bijaksana, karena hal yang baru tentu saja membutuhkan penyesuaian. Sementara lamanya penyesuaian tidak bisa disamakan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Lamanya waktu penyesuaian biasanya amat bergantung dari kualitas SDMyang dimiliki oleh masing-masing perusahaan. Semakin baik kualitas SDM-nya tentu saja masa penyesuaian nya akan jauh lebih singkat dibandingkan perusahaan yang SDM nya masih belum baik.

#9 Monitoring dan Evaluasi

Setelah SOP  dijalankan selama beberapa bulan, idealnya kamu yang bertanggung jawab untuk membuat SOP harus melakukan monitoring ketat serta evaluasi terhadap SOP yang kamu buat tersebut.

Tidak ada patokan khusus mengenai berapa lama kamu harus membuat evaluasi serta perbaikan-perbaikan terhadap standar operasional prosedur yang telah dibuat tersebut. Akan tetapi bila terjadi penurunan produktivitas perusahaan maka kami sarankan kamu untuk melakukan revisi terhadap standar operasional prosedur tersebut.

Adapun revisi-revisi yang dilakukan juga harus melewati proses proses yang sama seperti proses yang ada di atas khususnya evaluasi, diskusi mengenai revisi SOP, dan sosialisasi kembali kepada para karyawan.