Dalam proses pendaftaran, baik pendaftaran perguruan tinggi ataupun akademi dan beasiswa, seringkali para penerima pendaftar memberikan surat tanda kelulusan sebagai salah satu persyaratan yang harus dipenuhi.
Sayangnya terkadang Anda sudah harus memberikan surat tanda kelulusan sebelum ijazah Anda selesai diproses oleh pihak sekolah. Kalau sudah begini apakah masih ada jalan untuk melakukan pendaftaran?
Tentu saja ada, yakni dengan cara membuat surat keterangan lulus sementara. Karena sifatnya yang sementara pula lah kemudian surat keterangan ini biasanya hanya digunakan sekali pakai, tergantung peruntukannya.
Anda biasanya harus membuat satu surat keterangan lulus untuk satu peruntukkan saja, misalnya untuk mendaftar beasiswa. Nah daripada panjang-panjang langsung saja yuk bahas cara buat dan contoh surat keterangan lulus.
Apa itu Surat Keterangan Lulus
Surat keterangan lulus merupakan surat yang bisa digunakan oleh seseorang untuk melakukan pendaftaran terkait jenjang pendidikan. Misalnya orang yang ingin daftar SMU dari SMP, maka ia membutuhkan surat keterangan lulus.
Mengapa tidak menggunakan ijazah SMP? Memang seharusnya yang digunakan adalah ijazah, sayangnya di Indonesia sudah lazim ditemui bahwa pengurusan ijazah memakan waktu yang lama terhitung dari waktu kelulusan siswa.
Oleh karena itulah dalam beberapa kasus seseorang diizinkan untuk melampirkan surat keterangan lulus sebagai salah satu persyaratan yang harus dipenuhi, hanya saja sifatnya sementara dan tidak mutlak layaknya ijazah.
Meski demikian surat keterangan lulus tergolong ke dalam surat formal yang resmi dan memiliki kekuatan, sebagai pengganti ijazah. Hal ini tentu sesuai dengan persyaratan surat keterangan lulus, dimana membutuhkan kop surat, serta diberikan cap sekolah dengan tanda tangan kepala sekolah di atasnya.
Cara Buat Surat Keterangan Lulus
Pada dasarnya alur pembuatan surat keterangan lulus di masing-masing institusi adalah berbeda-beda. Hal ini karena sebenarnya tidak ada dasar hukum yang secara gamblang menjelaskan prosedur pengeluaran surat keterangan lulus ini.
Akibatnya tentu saja kemudian masing-masing institusi pendidikan membuat SOP sendiri yang seringkali berbeda-beda. Meski demikian secara garis besar proses yang harus ditempuh dalam membuat surat keterangan lulus cukup seragam kok.
Berikut ini adalah beberapa langkah umum terkait cara pembuatan surat keterangan lulus di institusi pendidikan:
- Persyaratan dokumen yang harus Anda persiapkan adalah
- Berita acara terkait ujian kelulusan ataupun skripsi/disertasi/tesis di kalangan mahasiswa.
- Transkrip nilai terakhir bila sudah keluar.
- Bagi mahasiswa umumnya dipersyaratkanuntuk menyerahkan surat bebas pinjam perpustakaan, CV sarjana, fotokopi ijazah terakhir, hingga pas foto.
- Setelah melengkapi seluruh berkas persyaratan yang diminta, biasanya staf yang berwenang akan melakukan validasi terkait pembuatan surat tersebut.
- Bila data sudah sesuai, maka staf yang berwenang akan menyerahkan surat tersebut ke kepala bagian untuk diteruskan ke pimpinan sekolah atau kampus.
- Kemudian pimpinan sekolah akan memberikan persetujuan dalam bentuk cap resmi institusi yang dibubuhi tanda tangan pimpinan tersebut.
Lamanya proses pembuatan surat keterangan lulus amat bergantung dengan birokrasi yang ada di institusi pendidikan tersebut. Beberapa kampus berani secara terang-terangan menerangkan bahwa surat keterangan lulus bisa dibuat dalam waktu kurang dari seminggu saja.
Tapi pada akhirnya memang, tentu semakin baik dan sederhana birokrasi yang ada maka akan semakin mudah bagi Anda untuk melakukan pengurusan dan pembuatan surat keterangan lulus di institusi Anda.
Bisakah Surat Keterangan Lulus digunakan sebagai Pengganti Ijazah?
Jawabannya adalah tidak bisa! Ijazah memiliki kekuatan hukum dan dilindungi secara hukum melalui peraturan yang ada. Adapun surat keterangan lulus tidak bisa dijadikan pengganti ijazah, misalnya bila ijazah Anda rusak ataupun hilang.
Bila Anda mengalami kerusakan ataupun kehilangan ijazah, sesuai dengan Permendikbud No. 29 Tahun 2014, maka Anda berhak membuat surat keterangan pengganti ijazah, dan bukan surat keterangan lulus.
Adapun pembuatan surat keterangan pengganti ijazah harus disertai dengan surat keterangan kehilangan dari kepolisian serta surat pernyataan tanggungjawab mutlak yang Anda tanda tangani di atas materai.
Syarat lain yang harus Anda penuhi apabila Anda mengalami kerusakan atau kehilangan ijazah adalah:
- Dapat membuktikan keanggotaan diri Anda di sekolah yang terkait, dalam hal ini bisa dibuktikan melalui data diri yang tercatat di sekolah tersebut.
- Bila tidak bisa membuktikan, maka Anda diperkenankan membawa dua orang saksi teman lulus yang satu angkatan di sekolah yang sama.
- Bila Anda tidak memiliki bukti apapun (tidak bisa membawa dua orang saksi), Anda tetap diizinkan untuk mengurus surat keterangan pengganti ijazah dengan syarat harus melalui Berita Acara Pemeriksaan yang akan dilakukan pihak kepolisian.
Nah jadi perlu dibedakan yah antara surat keterangan lulus dengan surat keterangan pengganti ijazah. Keduanya memiliki nilai yang berbeda, dan tentu saja proses pengurusan surat keterangan pengganti ijazah jauh lebih rumit dibandingkan surat keterangan lulus.
Contoh Surat Keterangan Lulus
Sampailah kita pada bagian yang paling penting, berikut ini adalah beberapa contoh surat keterangan lulus yang bisa Anda buat.
Nah pada dasarnya masing-masing institusi memiliki format sendiri ya. Jadi usahakan dalam mengurus surat keterangan lulus, uruslah dengan benar dan teliti!
