Salah satu hal yang paling menyebalkan ketika Anda tinggal di Indonesia adalah birokrasinya yang berbelit-belit. Salah satu hal terkait birokrasi tersebut misalnya adalah urusan penggunaan surat keterangan kerja untuk persyaratan beberapa urusan.
Mulai dari urusan perbankan, urusan perkreditan, urusan sertifikasi, hingga urusan beasiswa akademik seringkali meminta para pelamarnya untuk menyertakan surat keterangan kerja sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi.
Meski demikian kami sudah mengumpulkan informasi penting seputar surat keterangan kerja. Tujuannya tentu saja supaya Anda yang masih kebingungan mengenai surat penting ini, bisa langsung membuatnya di kantor Anda!
Contoh Surat Keterangan Kerja
1. SKK PT Kompas Gramedia:
2. SKK Toyota:
3. SKK Carrefour:
Memahami Surat Keterangan Kerja
Ada salah satu pemahaman yang cukup keliru namun seringkali praktiknya dilakukan oleh para pekerja di lapangan. Bahwa pembuatan surat kerja seharusnya merupakan urusan kantor, dalam hal ini Manajer Divisi ataupun Manajer HRD tempat anda bekerja.
Surat yang diketik oleh si karyawan sendiri, ditandatangani sendiri, tentu saja tidak akan dinilai sebagai surat keterangan kerja yang resmi. Bahkan surat keterangan macam itu bisa-bisa dianggap tidak valid.
Mengapa demikian?
Karena surat keterangan kerja ini merupakan sebuah surat yang menerangkan bahwa Anda merupakan karyawan dari suatu perusahaan, yang sah. Pihak yang harus menerangkan hal tersebut adalah perusahaan Anda.
Dari sinilah mengapa surat keterangan kerja harus dibuat oleh pihak perusahaan, dan tentu saja harus dilegalisasi. Proses legalisasi ini biasanya mencakup tanda tangan pihak yang berwenang disertai dengan cap resmi perusahaan bila ada.
Surat keterangan kerja inipun tergolong ke dalam surat keterangan yang bersifat penting, karena implikasi dari penggunaan surat kerja ini sangat luas dan amat berpengaruh. Hal ini pula yang menyebabkan Anda tidak bisa membuat surat keterangan kerja sendiri.
Secara sederhana isi dari surat kerja hanya sebatas menerangkan bahwa Anda merupakan karyawan di perusahaan atau organisasi terkait. Namun dalam beberapa kesempatan, Anda bisa meminta tolong pada pihak yang terkait di perusahaan untuk membuat surat kerja secara spesifik.
Anda bisa ambil contoh ketika Anda ingin mengurus visa Schengen misalnya. Anda biasanya akan dimintai surat keterangna kerja oleh pihak Kedutaan. Nah Anda boleh meminta bos Anda untuk menambahkan keterangan tujuan pembuatan surat ini sebagai syarat pembuatan visa, di dalam surat keterangan kerja Anda.
Manfaat Surat Keterangan Kerja
Sebagaimana namanya, surat keterangan kerja memiliki manfaat sebagai surat “penunjuk” yang sah. Maksudnya surat ini bisa digunakan sebagai bukti bahwa kamu merupakan karyawan atau anggota suatu perusahaan atau organisasi tertentu.
Nah karena sifat dasarnya yang berguna sebagai penunjuk itulah kemudian surat keterangan kerja bisa dimanfaatkan kembali untuk berbagai macam hal. Beberapa diantara manfaat konkret surat keterangan kerja misalnya:
- Sebagai salah satu dokumen tambahan bila ingin resign dan berpindah kerja. Dengan surat ini Anda bisa mengklaim bahwa Anda bukanlah dipecat dari kantor Anda, melainkan Anda mengundurkan diri karena hal tertentu (boleh tidak tapi boleh juga dijelaskan di dalam surat), bahwa Anda telah bekerja dengan baik dan bekerja sebagai XXX (sebutkan jobdesc dan jabatan Anda). Apalagi kalau Anda adalah aset yang berharga disuatu perusahaan, katakanlah jabatan Anda tinggi dengan portofolio yang mentereng. Wah yakin deh calon perusahaan baru untuk Anda bekerja pasti akan kepincut.
- Bukti pengalaman kerja yang bisa digunakan untuk melamar beasiswa. Dengan surat ini Anda bisa “menunjukkan” perilaku positif serta pengalaman dan menggambarkan arah rencana hidup Anda ke depan. Dari sanalah Anda kemudian bisa melamar beasiswa, karena para penguji beasiswa biasanya akan jeli dalam melihat portofolio dan riwayat hidup para pelamar.
- Bukti pengalaman di poin (2) juga bisa loh Anda ajukan apabila Anda ingin melanjutkan pendidikan di jenjang S2 ataupun S3. Hal ini juga bisa menjadi nilai tambah yang akan membuat Anda tampak lebih menarik dibandingkan kandidat lainnya.
- Sebagai pelengkap administratif ketika Anda akan melakukan beberapa hal terkait birokrasi. Surat keterangan kerja misalnya digunakan sebagai salah satu persyaratan melamar pekerjaan di tempat lain, atau misalnya ketika kalian ingin membuka rekening di bank konvensional dan bahkan bank syariah.
- Sebagai syarat dokumen pembukti ketika Anda ingin membuat asuransi ketenagakerjaan. Dari namanya saja terlihat kan bahwa asuransi ini khusus hanya dibuat bagi orang-orang yang memang aktif bekerja. Oleh karena itulah surat keterangan kerja ini sudah pasti menjadi syarat wajib yang harus dipenuhi seseorang untuk mendapatkan asuransi ketenagakerjaan tersebut.
Yang Perlu Dituliskan di Surat Keterangan Kerja
Pada dasarnya tidak ada hal istimewa dan baku yang harus Anda pastikan tertulis di dalam surat keterangan kerja. Apalagi kadang-kadang surat ini 100% dibuat oleh manajer divisi atau manajer HRD Anda. Beruntung bagi Anda yang membuatnya sendiri, dan tinggal meminta legalisir oleh pihak HRD.
Bagi Anda yang mengetik surat keterangan kerja Anda sendiri, berikut ini ada beberapa komponen yang harus tertulis di dalam sana:
- Tuliskan data pribadi dari pihak yang menerangkan, dalam hal ini manajer divisi atau manajer HRD Anda. Tuliskan secara lengkap mulai dari nama, jabatan, hingga kontaknya.
- Tulisakan data pribadi dari pihak yang diterangkan, tentu saja dalam hal ini adalah Anda sebagai pembuat surat. Tuliskan sama seperti poin (1), dibuat selengkap mungkin.
- Isi surat mencakup
- Keterangan bahwa Anda merupakan seorang pekerja di perusahaan tersebut
- Posisi kerja, lama kerja, dan dalam beberapa persyaratan seringkali Anda diminta menyertakan remunerasi atau gaji Anda di dalam perusahaan.
- Alasan mengapa surat keterangan kerja tersebut dikeluarkan oleh kantor tempat Anda bekerja.
- Apabila bertujugan untuk melamar di perusahaan yang baru, sertakan pula alasan mengapa Anda berhenti dari kantor tempat Anda bekerja bila memungkinkan. Apabila Anda tidak bisa menuliskan alasan tersebut, setidaknya buatlah kesan bahwa Anda tidak dipecat melainkan memang resign karena suatu hal.
- Penutup yang mencakup
- Ucapan terima kasih, permintaan maaf, serta permohonan agar surat ini digunakan sebagaimana fungsinya.
- Tanda tangan dari pihak yang menerangkan surat tersebut. Usahakan minta agar disertakan cap perusahaan atau ditandatangani di atas materai. Apabila tidak bisa atau tidak memiliki cap resmi, usahakan surat yang Anda buat dicetak dengan kertas ber-kop perusahaan Anda.
Selain komponen-komponen di atas, tentu saja ada beberapa hal yang harus Anda perhatikan. Hal pertama adalah Anda harus menggunakan format tulisan formal yakni font sans serif atau serif standar (TNR, Calibri, Arial) dengan font 11-12, warna hitam, dan spasi 1-1,5.
Selain itu hindari tulisan surat keterangan kerja yang terlalu bertele-tele dan menuliskan berbagai macam narasi yang tidak perlu apalagi sama sekali tidak berhubungan dengan tujuan dituliskannya surat tersebut.
Meski demikian komponen di atas sebenarnya bukanlah hal yang baku, karena memang tidak ada aturan khusus mengenai hal ini. Namun setidaknya rata-rata surat keterangan kerja mencantumkan beberapa hal tersebut di atas.
Artikel lain:
